Les canaux, comparés
| Canal | Il est fait pour | Sa limite |
|---|---|---|
| Messagerie instantanée | Une demande en une phrase, depuis un téléphone | Les fils s’emmêlent, les pièces se perdent |
| Une demande avec pièces jointes ou historique | Se noie dans la boîte de réception | |
| Message vocal | Une demande dictée entre deux rendez-vous | Doit être retranscrit pour être suivi |
| Appel | Un sujet à nuances, une explication | Aucune trace sans compte rendu |
| Outil de suivi partagé | La liste de référence des demandes | Trop lourd pour saisir une demande à la volée |
La règle du canal unique
Le canal unique ne vous contraint pas, il vous libère : vous n’avez plus à vous demander où vous avez envoyé quoi. Le site de BrittAssist décrit ce principe ainsi : le dirigeant envoie une demande, souvent une seule phrase, par messagerie ou par e-mail, et elle est prise en charge jusqu’à son terme.
En pratique, un canal principal et une tolérance : ce qui arrive ailleurs est recopié dans le suivi par l’assistante, pas par vous.
Écrire une demande qui n’appelle pas de question
« Déjeuner avec M. Leroy la semaine du 12, plutôt mardi ou jeudi, près de son bureau. Tu choisis l’endroit. »
« Relance la facture Durand, échue depuis le 20. S’il ne répond pas vendredi, dis-le-moi. »
« Il me faut trois devis pour le ménage des bureaux d’ici la fin du mois. Budget actuel en pièce jointe. »
Chacune dit le résultat attendu, une échéance, et jusqu’où l’assistante peut décider. C’est tout ce dont elle a besoin.
Les urgences
Convenez de ce qui est urgent — un vol annulé, un rendez-vous dans l’heure — et du moyen de le signaler, par exemple un appel. Si tout passe par le canal d’urgence, il n’y a plus d’urgence.
Les erreurs les plus fréquentes
- Mêler demandes professionnelles et conversation personnelle dans le même fil.
- Envoyer cinq demandes dans un seul message : l’une d’elles sera oubliée.
- Supposer qu’un vocal de trois minutes a été entendu jusqu’au bout.