Les sept étapes
| Étape | La question à trancher | Le guide |
|---|---|---|
| 1. Décider | Est-ce le moment, et pour quelles tâches ? | Quand prendre une assistante · Quelles tâches déléguer |
| 2. Choisir une forme | Salariée, indépendante, télésecrétariat, Private Office ? | Indépendante ou salariée · Le secrétariat externalisé |
| 3. Comparer les prix | Que couvre réellement chaque devis ? | Prix d’une assistante externalisée · Rentabilité |
| 4. Sélectionner | Sur quels critères retenir une personne ? | Choisir une assistante externalisée |
| 5. Contractualiser | Que doit contenir le contrat ? | Le contrat de prestation · Le risque de requalification |
| 6. Démarrer | Quels accès, quelles premières demandes ? | Le premier mois · Confidentialité et accès |
| 7. Faire vivre et terminer | Comment suivre, ajuster, et sortir proprement ? | Le point hebdomadaire · La fin de collaboration |
Décider : le besoin avant la solution
La première erreur est de chercher un prestataire avant de savoir ce qu’on veut lui confier. Le bon point de départ est une semaine observée : ce qui revient, ce qui attend, ce qui finit toujours par vous retomber dessus. C’est de cette liste que sortent le périmètre, le volume et, par conséquent, la forme d’assistance qui convient.
Le critère qui sépare le recrutement de l’externalisation est la régularité. Un besoin stable, quotidien, qui exige une présence dans vos locaux appelle un poste. Un besoin variable, traitable à distance, concentré sur quelques domaines appelle une prestation.
Contractualiser : trois écrits, pas un
- Le devis ou la proposition : il décrit le périmètre, le volume attendu, les limites et le prix.
- Les conditions de la prestation : durée, préavis, confidentialité, responsabilité, traitement des données personnelles.
- La liste des accès : quels outils, avec quels droits, ouverts à quelle date.
Une assistante indépendante n’est pas une salariée : elle organise elle-même son travail, sans lien de subordination. Le contrat et, surtout, la pratique quotidienne doivent respecter cette frontière.
Démarrer, puis tenir dans la durée
Le premier mois sert à apprendre vos habitudes, pas à tout prendre en charge d’un coup. Deux ou trois domaines suffisent pour commencer ; le périmètre s’élargit quand la confiance est installée. Ensuite, la collaboration tient à trois choses simples : un canal unique pour les demandes, un statut clair pour chacune, et un point régulier pour ajuster.
Prévoir la sortie dès le départ n’a rien de pessimiste. Savoir comment les accès seront retirés et les dossiers restitués est ce qui permet d’en ouvrir beaucoup, sans arrière-pensée.
Les erreurs les plus fréquentes
- Choisir sur le tarif horaire sans comparer ce que chaque offre couvre.
- Démarrer sans périmètre écrit, puis découvrir des attentes différentes.
- Donner tous les accès le premier jour, ou n’en donner aucun.
- Traiter une prestataire indépendante comme une salariée : horaires imposés, instructions permanentes, exclusivité.
Ce que cette page ne remplace pas
- Ce dossier décrit une démarche générale. Votre situation sociale et fiscale relève de votre expert-comptable ; un contrat sensible, d’un avocat.