Start-up & jeunes entreprises

Une executive assistant pour fondateur, avant d’avoir de quoi recruter.

Votre agenda est rempli par des investisseurs, des candidats et des clients qui ont tous besoin de vous cette semaine. Vous êtes aussi celui qui réserve les trains, relance les signatures et cherche pourquoi la facture du logiciel a doublé.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Le fondateur est le poste le plus cher, et celui qui fait le plus de logistique.

Dans une jeune entreprise, tout ce qui n’a pas de propriétaire revient au fondateur. Coordonner dix entretiens de recrutement, préparer la logistique d’un comité, tenir l’agenda d’une levée de fonds, répondre aux demandes de pièces d’un investisseur, gérer vingt abonnements à des outils : rien de cela n’est son métier, et tout passe par lui.

Le coût n’est pas seulement le temps. C’est le rythme : une levée de fonds se joue sur des semaines où chaque rendez-vous déplacé ou chaque document envoyé en retard se voit. Et c’est la dispersion : dix sujets d’organisation ouverts en permanence, au moment où il faudrait penser au produit.

Recruter une assistante de direction est rarement la première embauche d’une start-up, et c’est compréhensible. Le besoin, lui, existe bien avant que le poste se justifie.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Trois rendez-vous d’investisseurs à replacer en une matinée.
Un comité dont les documents partent la veille au soir.
Dix candidats à coordonner avec quatre interviewers.
Des abonnements à des outils que plus personne n’utilise.
Une demande de pièces restée sans réponse pendant une semaine.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Tenue de l’agenda : investisseurs, clients, candidats, équipe, avec vos règles de priorité
Logistique des comités et réunions d’associés : convocations, ordre du jour, envoi des documents
Coordination des entretiens de recrutement entre candidats et interviewers
Collecte et classement des pièces demandées par un investisseur ou un conseil
Organisation des déplacements, salons et rendez-vous à l’étranger
Suivi des signatures et des documents en circulation
Inventaire et suivi des abonnements et des outils
Notes de frais et pièces pour le cabinet comptable
Échanges en anglais avec des interlocuteurs étrangers
Organisation personnelle du fondateur

Ce qui reste chez vous

La négociation avec les investisseurs et le contenu des documents présentés
Les actes juridiques, qui relèvent de vos avocats
La comptabilité, la paie et le pilotage financier
Les décisions de recrutement
Le produit, la technique et l’intégration des outils

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« J’ai douze rendez-vous d’investisseurs à caser sur deux semaines, et un comité au milieu. »

Prise en charge

Les créneaux sont proposés selon vos règles — pas plus de trois par jour, jamais deux d’affilée —, les confirmations envoyées avec le lien ou l’adresse, les déplacements organisés autour. Pour le comité, les convocations partent, les documents que vous fournissez sont assemblés et adressés à l’avance, et le relevé de décisions est mis en forme après.

Résultat

Vous arrivez à chaque rendez-vous en sachant qui vous voyez et pourquoi, et aucun n’a été déplacé deux fois.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Agenda

Un agenda mal tenu ne se voit pas dans les cases.

Coordination

Réunir quatre personnes autour d'une décision demande souvent plus de temps que la décision elle-même.

Déplacements

Un déplacement de deux jours, c'est une quinzaine de micro-décisions : l'horaire, la correspondance, l'hôtel, le transfert, la table du soir, et tout ce qu'il faut refaire quand un train est supprimé.

Échanges en anglais

Un e-mail en anglais qu'on repousse à demain devient un client étranger qui attend trois jours.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Pouvez-vous gérer la data room d’une levée de fonds ?

Je peux collecter les documents, les classer dans la structure fixée par vos conseils, suivre ce qui manque et relancer. Le contenu, sa validation et les questions juridiques restent chez vous et vos avocats.

Travaillez-vous en anglais ?

Oui. Les échanges écrits et téléphoniques en anglais, et la coordination avec des interlocuteurs étrangers, font partie du périmètre.

Notre équipe peut-elle vous solliciter aussi ?

Le périmètre de base est celui du fondateur. Un renfort pour l’équipe — organisation d’un séminaire, coordination d’un recrutement — se prévoit au devis.

Le forfait est-il adapté à une entreprise qui change tous les trois mois ?

Le périmètre se révise. L’accompagnement mensuel est résiliable avec un préavis d’un mois, et son contenu s’ajuste quand vos priorités bougent.

Votre temps est la ressource la plus rare de l’entreprise. Il ne devrait pas servir à réserver des trains.

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

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