Les six étapes, et ce qui se joue à chacune
| Étape | Ce qui doit être fait | Où le retard s’installe |
|---|---|---|
| 1. Devis | Chiffrer, dater, indiquer la durée de validité, envoyer | Le devis promis lundi part le vendredi |
| 2. Accord | Obtenir une acceptation écrite et, s’il y a lieu, l’acompte | Un accord oral, jamais confirmé |
| 3. Facture | Émettre dès la livraison ou la fin de la prestation | Les factures sont faites « en fin de mois » |
| 4. Envoi | Adresser la facture au bon service, au bon format | La facture attend dans la mauvaise boîte |
| 5. Échéance | Noter la date de règlement et la surveiller | Personne ne regarde ce qui est échu |
| 6. Relance | Relancer à dates fixes, puis décider de la suite | La relance gêne, donc elle attend |
Aucune de ces étapes n’est difficile. Leur faiblesse commune est de reposer sur la disponibilité du dirigeant, c’est-à-dire sur la ressource la plus rare de l’entreprise. C’est pour cela qu’elles se regroupent, se décalent, puis s’oublient.
Les trois règles qui encadrent le circuit
Les mentions obligatoires
Une facture entre professionnels doit porter une série de mentions : date d’émission, numéro unique, identité des deux parties, désignation et décompte, totaux, date d’échéance, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €. Une facture incomplète donne au client une raison de la retourner, et repousse d’autant le paiement.
Les délais de paiement
Sans accord particulier, le délai est de 30 jours après la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation. Il peut être négocié, dans la limite de 60 jours après l’émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois. Passé l’échéance, les pénalités de retard sont dues sans qu’un rappel soit nécessaire.
La facturation électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. L’obligation d’émettre s’applique aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire depuis cette date, et aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Ce qui se délègue, et ce qui reste chez vous
- Se délèguent : la mise en forme et l’envoi des devis à partir de vos chiffres, l’émission des factures, le contrôle des mentions, le suivi des échéances, les relances amiables, la préparation des pièces pour l’expert-comptable.
- Restent chez vous : le prix, les remises, l’accord donné à un délai de paiement, la décision de suspendre une prestation ou d’engager une procédure.
- Relèvent d’un autre professionnel : la tenue comptable et les déclarations (expert-comptable), la mise en demeure à portée juridique et le contentieux (avocat, commissaire de justice).
Par où commencer
- Listez les factures émises et non réglées, avec leur date d’échéance. C’est l’état des lieux : il prend une heure et dit tout de suite où est l’argent.
- Fixez un jour de facturation par semaine, et non par mois : une facture émise à J+2 est payée plus tôt qu’une facture émise à J+20, à délai de paiement égal.
- Écrivez votre séquence de relance une fois pour toutes : à quelle date, par quel canal, avec quel message.
- Vérifiez que votre outil de facturation est compatible avec une plateforme agréée de facturation électronique.
Les erreurs les plus fréquentes
- Facturer en fin de mois par habitude : chaque prestation terminée le 3 attend alors quatre semaines avant même de commencer à courir.
- Envoyer la facture à l’interlocuteur opérationnel plutôt qu’au service qui paie.
- Relancer une seule fois, puis ne plus oser.
- Laisser le devis sans durée de validité, puis devoir honorer un prix vieux de huit mois.
Ce que cette page ne remplace pas
- Ce dossier ne remplace pas votre expert-comptable pour le traitement de la TVA, ni un avocat pour un impayé contesté.
- Les taux de pénalités changent chaque semestre : reportez-vous à la page officielle citée en référence.