Modèles et checklists administratifs à reprendre

En bref

La réponse, tout de suite.

Cette rubrique réunit des trames prêtes à l’emploi : tableaux de suivi, fiches, checklists, notes.
Chaque modèle est donné en entier dans sa page : il se recopie dans un tableur ou un document, en cinq minutes.
Un modèle n’a d’intérêt que s’il est tenu à jour : chaque page dit par qui, et à quel rythme.
Adaptez-les : une colonne qui ne vous sert pas se supprime.

Mis à jour en octobre 2026. Comment ces guides sont écrits.

Les modèles, par usage

Les modèles de la rubrique
Vous voulez	Le modèle	Rythme de mise à jour
Savoir qui vous doit de l’argent	Tableau de suivi des factures	À chaque facture, relu chaque semaine
Mesurer votre temps administratif	Relevé du temps administratif	Deux semaines, une fois
Ne plus répéter vos préférences	Fiche de préférences du dirigeant	À chaque nouveauté
Préparer la clôture	Checklist de clôture annuelle	Une fois par an
Suivre un prestataire	Fiche prestataire	À chaque échange important
Transmettre un poste ou un dossier	Note de passation	À chaque absence ou départ
Voir la semaine d’un coup d’œil	Tableau de bord hebdomadaire	Chaque semaine
Ouvrir un dossier client complet	Checklist d’ouverture de dossier	À chaque nouveau client

Reprendre un modèle

Recopiez la trame dans votre outil habituel : tableur, document, outil de suivi.
Supprimez ce qui ne vous concerne pas avant de commencer.
Remplissez-la avec trois cas réels : c’est le test. Si une colonne reste vide trois fois, elle est de trop.
Désignez la personne qui la tient.
Relisez-la au bout d’un mois, et ajustez.

Pourquoi tant de modèles finissent abandonnés

Ils sont trop riches : vingt colonnes dont six servent.
Personne n’est chargé de les tenir.
Ils font double emploi avec un autre outil.
Ils demandent une saisie au mauvais moment, quand on n’a pas l’information.

Le remède est le même dans les quatre cas : moins de colonnes, un responsable, un seul endroit, une saisie au moment où l’information existe.

Qui remplit le modèle

Ces trames décrivent, en creux, un travail de suivi. Elles prennent leur pleine valeur quand ce n’est pas le dirigeant qui les remplit. Vous donnez l’information une fois ; quelqu’un tient le tableau, et vous le consultez quand vous en avez besoin.

Ce que cette page ne remplace pas

Ces modèles sont des trames d’organisation. Ils ne remplacent ni un logiciel de comptabilité, ni un document à valeur juridique.

Dans ce dossier

Chaque point, traité à part.

Modèle de tableau de suivi des factures

Onze colonnes pour savoir, chaque lundi, ce qui est facturé, ce qui est échu, ce qui a été relancé, et ce qui vous est dû.

Modèle de relevé du temps administratif

Une grille à tenir deux semaines pour mesurer le temps que vous prend l’administratif, repérer ce qui revient et décider de ce qui peut partir.

Modèle de fiche de préférences

Transports, hôtels, restaurants, rendez-vous, contacts : la fiche qui évite de répéter vos préférences à chaque réservation.

Checklist de clôture annuelle

Pièces manquantes, inventaire, contrats, immobilisations, archivage : la liste de ce qu’il faut réunir avant de remettre l’exercice au cabinet comptable.

Modèle de fiche prestataire

Contacts, contrat, tarifs, échéances, incidents : une fiche par prestataire pour ne plus chercher le numéro du plombier ni la date du contrat.

Modèle de note de passation

Tâches récurrentes, dossiers en cours, contacts, accès, pièges : la trame d’une note de passation qui permet à quelqu’un de prendre le relais.

Modèle de tableau de bord hebdomadaire

Trésorerie attendue, factures échues, échéances, décisions en attente : le tableau de bord d’une page à recevoir chaque lundi matin.

Checklist d’ouverture de dossier client

Identité, interlocuteurs, contrat, facturation, accès : ce qu’il faut réunir à l’arrivée d’un client pour ne pas le lui redemander au moment de facturer.

Questions fréquentes

Ce qui revient sur ce sujet.

Peut-on télécharger ces modèles ?

Ils sont donnés dans les pages, à recopier. Aucun formulaire, aucune adresse e-mail demandée : une trame de dix colonnes se reconstitue en quelques minutes, dans l’outil que vous utilisez déjà.

Puis-je les modifier ?

Oui, et c’est recommandé. Un modèle est un point de départ ; le bon tableau est celui qui correspond à votre activité.

Dans quel outil les tenir ?

Un tableur partagé convient à tous. L’important est qu’il n’y ait qu’un exemplaire, accessible à la personne qui le tient et à vous.

Un modèle vide est une bonne intention. Un modèle tenu est une organisation.

Des modèles à reprendre, et la façon de les faire vivre.