Bâtiment & artisanat

L’administratif d’une entreprise du bâtiment, pris en charge.

Vous êtes sur chantier de sept heures à dix-huit heures. L’administratif attend le soir, et le devis promis lundi part le vendredi suivant — quand il part.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Le devis qui traîne coûte plus cher que le chantier raté.

Dans le bâtiment, le délai de réponse fait la moitié de la décision. Un particulier qui demande trois devis retient rarement le troisième arrivé. Un donneur d’ordre qui attend une attestation de vigilance pour clôturer un dossier finit par relancer quelqu’un d’autre. Ce n’est pas une question de compétence technique : c’est une question de disponibilité au bureau, exactement la ressource dont un patron d’entreprise du bâtiment dispose le moins.

S’ajoute une couche qui n’existe presque nulle part ailleurs : la conformité permanente. Décennale à jour, attestation URSSAF de moins de six mois, pièces du dossier de sous-traitance, PPSPS, DOE en fin de chantier. Chaque pièce est simple à obtenir. Les tenir toutes valides en même temps, sur plusieurs chantiers et plusieurs clients, est un travail de suivi à part entière.

Et pendant ce temps, les factures de situation ne partent pas, la retenue de garantie n’est réclamée par personne, et la trésorerie encaisse le décalage.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Un devis promis lundi, envoyé le vendredi.
Une attestation de vigilance périmée le jour du dépôt.
Une situation de travaux facturée avec trois semaines de retard.
Une retenue de garantie que personne n’a réclamée.
Un fournisseur qui n’a jamais renvoyé son prix.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Mise en forme et envoi des devis à partir de vos métrés et de vos prix
Relance systématique des devis restés sans réponse
Émission des factures de situation selon l’avancement convenu
Suivi des encaissements, des acomptes et des retenues de garantie
Constitution et mise à jour du dossier administratif : décennale, RC pro, attestation de vigilance, Kbis, qualifications
Montage des dossiers de candidature pour les marchés et les appels d’offres
Demandes de prix aux fournisseurs et comparaison des offres reçues
Coordination des rendez-vous de chantier, des livraisons et des sous-traitants
Suivi des levées de réserves après réception
Préparation et transmission des pièces à votre comptable

Ce qui reste chez vous

Les prix, les métrés et les choix techniques
La conduite de chantier et les décisions de sécurité
La signature des marchés et des sous-traitances
Les déclarations sociales et fiscales, qui relèvent de votre cabinet comptable

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« Il me faut le dossier pour l’appel d’offres de la mairie pour vendredi, et je crois que la vigilance URSSAF est périmée. »

Prise en charge

Attestation de vigilance renouvelée le jour même auprès de l’URSSAF, décennale et RC pro vérifiées à la date de remise, Kbis de moins de trois mois obtenu, pièces administratives du dossier constituées et assemblées dans l’ordre demandé par le règlement de consultation, avec la liste des éléments techniques restant à votre main.

Résultat

Le dossier était complet le mercredi. Il ne restait que le mémoire technique et les prix — la seule partie que vous étiez le seul à pouvoir écrire.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Facturation

Facturer est le geste le plus rentable de votre semaine, et c'est presque toujours celui qu'on repousse.

Administratif

L'administratif ne fait jamais tomber une entreprise d'un coup.

Suivi prestataires

Un prestataire qui ne répond pas n'est pas un problème technique.

Contrats

Un contrat non signé est un accord qui n'existe pas.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Travaillez-vous dans mon logiciel de devis et de facturation ?

Oui. Batigest, EBP, Obat, Tolteck, Axonaut ou un simple tableur : je reprends l’outil que vous utilisez déjà, avec un accès limité à ce qui est nécessaire. Changer de logiciel pendant une saison chargée est rarement une bonne idée, et ce n’est jamais un préalable.

Est-ce que vous chiffrez les devis ?

Non. Les métrés, les prix et les choix techniques restent chez vous — c’est votre métier et votre responsabilité. Je mets en forme, je complète les mentions obligatoires, j’envoie, je relance et je suis la réponse. Le temps que vous économisez est celui de la mise au propre et du suivi, pas celui du chiffrage.

Pouvez-vous répondre au téléphone à la place de mon standard ?

La permanence téléphonique en continu n’est pas le service : je ne suis pas un centre d’appels. En revanche, les appels sortants — relancer un fournisseur, obtenir une date d’intervention, confirmer une livraison, rappeler un client sur un devis — font partie du périmètre, et ce sont souvent ceux que personne n’a le temps de passer.

Mon activité est très saisonnière. Est-ce adapté ?

Le forfait mensuel absorbe les variations : une semaine calme et une semaine à trois dossiers de candidature se compensent sur le mois. C’est précisément l’intérêt d’un forfait plutôt que d’un volume d’heures à consommer avant le 30.

Vos devis partent le jour où vous les avez chiffrés.

Autres profils

Vous ne vous reconnaissez pas ici ?

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

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