Agences & studios

L’administratif d’une agence, pendant que l’équipe produit.

Le projet est livré, le client est content, et la facture n’est pas partie. Elle partira à la fin du mois, avec celles des trois autres projets, quand quelqu’un aura retrouvé les bons de commande.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Dans une agence, personne n’a été recruté pour facturer.

Une agence ou un studio est composé de gens qui conçoivent, produisent et gèrent des projets. L’administratif — devis, bons de commande, facturation, relances, contrats des indépendants — n’appartient à personne. Il échoit au dirigeant, ou au chef de projet le plus consciencieux.

La facturation y est plus délicate qu’ailleurs : acomptes à la commande, jalons, dépassements à faire valider, frais techniques à refacturer. Chaque projet a ses règles. Sans suivi, des jalons ne sont pas facturés, des dépassements sont offerts faute d’avoir été chiffrés à temps, et les indépendants sont payés avant que le client n’ait réglé.

S’y ajoute le suivi des prestataires extérieurs : contrats, factures, et, pour les collaborations importantes, les attestations que tout donneur d’ordre doit demander.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Un jalon atteint depuis trois semaines, pas encore facturé.
Un bon de commande client introuvable au moment de facturer.
Des heures supplémentaires jamais chiffrées.
Un indépendant qui relance pour sa facture.
Un dirigeant qui fait les relances le dimanche.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Mise en forme et envoi des devis à partir du chiffrage des chefs de projet, suivi des accords
Collecte des bons de commande et des informations de facturation des clients
Facturation des acomptes, des jalons et des soldes, selon l’avancement validé
Relance des factures échues, tenue du tableau des encaissements
Contrats et bons de commande des indépendants, suivi de leurs factures
Collecte des attestations des sous-traitants pour les contrats qui l’exigent
Suivi des abonnements, licences et outils
Organisation des déplacements, tournages, réunions clients
Préparation des pièces pour l’expert-comptable

Ce qui reste chez vous

Le chiffrage des projets et la négociation commerciale
La création, la production et la direction de projet
Les clauses de cession de droits et les contrats sur mesure, qui relèvent d’un conseil juridique
La communication et la production éditoriale de l’agence

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« Nous avons quatre projets en cours et je ne sais plus ce qui a été facturé. »

Prise en charge

Un tableau est établi par projet : montant du devis, acompte, jalons, ce qui est facturé, ce qui est encaissé. Les jalons atteints et non facturés sont émis après votre validation, les factures échues relancées, et un point hebdomadaire vous indique ce qui est à facturer la semaine suivante.

Résultat

Chaque lundi, vous savez ce qui a été facturé, ce qui est dû, et ce qui reste à émettre, sans ouvrir un seul dossier.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Facturation

Facturer est le geste le plus rentable de votre semaine, et c'est presque toujours celui qu'on repousse.

Contrats

Un contrat non signé est un accord qui n'existe pas.

Suivi prestataires

Un prestataire qui ne répond pas n'est pas un problème technique.

Reporting

La plupart des dirigeants savent où en est leur activité.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Travaillez-vous dans notre outil de gestion de projet ?

Oui, avec un accès à mon nom. J’ai besoin d’y voir l’avancement et les jalons, pas d’intervenir sur la production.

Pouvez-vous chiffrer les devis ?

Non : le chiffrage est votre métier. Je mets le devis en forme à partir de vos éléments, je l’envoie, je le suis et je le relance.

Gérez-vous les contrats de cession de droits ?

Je prépare les documents à partir des modèles établis par votre conseil, je suis les signatures et je les classe. La rédaction des clauses relève d’un avocat.

Rédigez-vous nos contenus ou gérez-vous nos réseaux sociaux ?

Non. La production éditoriale et la présence en ligne ne font pas partie de mon périmètre.

Un projet n’est pas terminé à la livraison. Il l’est à l’encaissement.

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

Échanger avec Brittany

Accompagnement à partir de 590 € / mois • Sur mesure • Confidentiel