Conseil & freelance

Chaque heure d’administratif vous coûte le prix d’une heure de mission.

Un consultant à sept cents euros par jour qui passe six heures par semaine sur son administratif s’ampute d’environ un jour facturable par semaine. Le calcul est brutal, et il est rarement fait.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Le temps non facturable ne se voit pas dans le chiffre d’affaires. Il se voit dans son plafond.

Un indépendant en conseil vend du temps disponible. Tout ce qui n’est pas de la mission — la facturation, le compte rendu d’activité à envoyer au client ou à la société de portage, les notes de frais, les réservations de train, la proposition commerciale à mettre en forme, la relance de l’appel d’offres — vient directement en déduction de ce qu’il peut vendre.

Le piège est que ce temps est fractionné. Vingt minutes ici, quarante là, jamais assez pour paraître un problème, et suffisamment pour transformer un vendredi en journée blanche. C’est ce qui explique qu’un consultant très bien payé ait souvent le sentiment de ne jamais avoir de marge.

Il y a un second effet, plus coûteux encore : le développement commercial passe toujours après l’administratif du client en cours. La prospection s’arrête pendant les missions longues, et le trou apparaît trois mois après leur fin.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Un CRA envoyé avec dix jours de retard.
Une facture émise le 12 au lieu du 1er.
Des notes de frais reconstituées à partir de photos de tickets.
Une propale prête, mais jamais mise au propre.
Une relance de prospect oubliée depuis six semaines.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Émission des factures à date, selon le rythme et les conditions de chaque client
Comptes rendus d’activité préparés et transmis aux clients ou à la société de portage
Suivi des encaissements et relance graduée des impayés
Notes de frais rassemblées au fil de l’eau, avec les justificatifs
Organisation des déplacements clients : trains, hôtels, transferts, itinéraires
Mise en forme des propositions commerciales à partir de vos éléments
Suivi des propales envoyées et relance de celles restées sans réponse
Veille et montage des dossiers de candidature sur les plateformes de missions
Préparation des éléments pour votre comptable et suivi des échéances
Tenue de votre agenda et protection des plages de production

Ce qui reste chez vous

Le contenu des missions et des livrables
Les prix, le TJM et les conditions commerciales
La relation client et la négociation
Les déclarations fiscales et sociales

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« Fin de mois : trois CRA à envoyer, deux factures, et il faut que je réponde à l’appel d’offres avant mardi. »

Prise en charge

Comptes rendus d’activité reconstitués à partir de votre agenda, soumis à votre validation puis envoyés aux trois clients. Factures émises le jour ouvré prévu par chaque contrat, avec les mentions et les références de commande exigées. Dossier de candidature assemblé : pièces administratives à jour, références mises en forme, planning de réponse envoyé le vendredi pour qu’il ne reste que la partie méthodologique.

Résultat

Le mois s’est clôturé le 2 au lieu du 12. La réponse est partie avec deux jours d’avance, sur le seul temps de rédaction utile.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Facturation

Facturer est le geste le plus rentable de votre semaine, et c'est presque toujours celui qu'on repousse.

Déplacements

Un déplacement de deux jours, c'est une quinzaine de micro-décisions : l'horaire, la correspondance, l'hôtel, le transfert, la table du soir, et tout ce qu'il faut refaire quand un train est supprimé.

Administratif

L'administratif ne fait jamais tomber une entreprise d'un coup.

Reporting

La plupart des dirigeants savent où en est leur activité.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Je suis seul. Un forfait mensuel est-il justifié ?

Posez-le en jours de mission. À sept cents euros par jour, un forfait de sept cents euros correspond à une journée facturable ; il n’a besoin de vous en libérer qu’un peu plus d’une pour être neutre. La question n’est donc pas le coût mensuel, mais le nombre d’heures que vous passez réellement hors mission — et c’est un chiffre qu’il vaut la peine de mesurer une semaine.

Travaillez-vous avec les sociétés de portage salarial ?

Oui. Les comptes rendus d’activité, les notes de frais et les justificatifs suivent le format et les délais imposés par votre société de portage. Le contrat de portage lui-même et la relation salariale restent entre elle et vous.

Pouvez-vous prospecter à ma place ?

Je ne vends pas vos missions : la relation commerciale reste la vôtre, et elle est votre principal actif. En revanche, tout ce qui l’entoure entre dans le périmètre — mise en forme des propositions, suivi et relance de celles qui sont sans réponse, veille sur les appels d’offres, préparation des dossiers de candidature, tenue de votre fichier de contacts.

Mon activité s’arrête l’été. Puis-je suspendre ?

Le rythme se cale au démarrage et se révise. Sur une activité franchement saisonnière, il vaut souvent mieux un forfait ajusté qu’un engagement à volume constant qui ne correspondrait à la réalité d’aucun des deux côtés.

Votre journée facturable n’a pas à financer votre administratif.

Autres profils

Vous ne vous reconnaissez pas ici ?

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

Échanger avec Brittany

Accompagnement à partir de 700 € / mois • Sur mesure • Confidentiel