Santé libérale

La gestion de votre cabinet, pas votre secrétariat médical.

Un praticien libéral est aussi un chef d’entreprise. La différence, c’est que sa journée est déjà pleine avant que la partie chef d’entreprise ne commence.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Le cabinet tourne. Son administration, elle, attend le dimanche.

Cotisations et déclarations aux caisses, assurance responsabilité civile professionnelle, contrats de collaboration ou de remplacement, commandes de matériel et de consommables, maintenance des équipements, obligations de développement professionnel continu, comptabilité à préparer pour l’association de gestion, vie de la SCM ou de la SELARL : la charge est réelle et elle est régulière.

Elle a une particularité : elle ne peut pas se faire pendant les consultations, c’est-à-dire pendant la quasi-totalité du temps disponible. Elle se reporte donc sur les soirées et les week-ends, et elle est le premier poste sacrifié quand la patientèle augmente.

Cette page ne parle pas de secrétariat médical. La prise de rendez-vous des patients et la permanence téléphonique relèvent d’un télésecrétariat médical, un métier distinct, avec ses propres exigences. Ce qui est décrit ici, c’est l’administration du cabinet en tant qu’entreprise — et l’organisation du praticien en tant que dirigeant.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Une déclaration à la caisse faite au dernier jour.
Un contrat de remplacement improvisé la veille.
Un DPC à valider avant le 31 décembre.
Un devis de matériel jamais comparé.
Un local dont le bail se reconduit sans qu’on l’ait relu.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Suivi des échéances : cotisations, caisses, assurances, obligations annuelles
Préparation et suivi des contrats de collaboration et de remplacement
Constitution et mise à jour du dossier administratif du praticien et du cabinet
Commandes de matériel et de consommables, comparaison des fournisseurs
Suivi des contrats de maintenance et des interventions techniques
Recherche et inscription aux formations, suivi du DPC et des justificatifs
Préparation des pièces pour l’expert-comptable ou l’association de gestion
Suivi administratif de la SCM ou de la société d’exercice : échéances, appels de fonds, assemblées
Organisation des déplacements, congrès et formations
Organisation personnelle et démarches privées du praticien

Ce qui reste chez vous

Tout ce qui touche aux patients : dossiers, rendez-vous, appels, données de santé
Le secrétariat médical et la permanence téléphonique, qui relèvent d’un télésecrétariat
La cotation, la facturation des actes et les télétransmissions
Les décisions médicales et l’exercice professionnel

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« Je pars trois semaines en août, il me faut un remplaçant et je n’ai rien préparé. »

Prise en charge

Contrat de remplacement préparé à partir du modèle de votre conseil ordinal, pièces du remplaçant réunies et vérifiées, échanges avec lui pour caler les modalités pratiques, information des organismes concernés, et dossier d’accueil constitué : accès, matériel, fournisseurs, contacts utiles et particularités du cabinet.

Résultat

Le remplacement a été cadré trois semaines avant le départ, sans un seul aller-retour de dernière minute.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Administratif

L'administratif ne fait jamais tomber une entreprise d'un coup.

Contrats

Un contrat non signé est un accord qui n'existe pas.

Organisation personnelle

La charge mentale d'un dirigeant ne s'arrête pas à la porte de l'entreprise.

Suivi prestataires

Un prestataire qui ne répond pas n'est pas un problème technique.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Prenez-vous les rendez-vous des patients ?

Non, et c’est volontaire. La prise de rendez-vous et la permanence téléphonique relèvent d’un télésecrétariat médical, qui a ses propres compétences et son propre cadre. Mon périmètre s’arrête au dirigeant et à son cabinet en tant qu’entreprise.

Avez-vous accès à des données de santé ?

Aucune. Le périmètre est construit pour qu’aucune donnée de santé à caractère personnel ne transite par moi : ni dossiers patients, ni actes, ni télétransmissions. C’est une ligne nette, posée au démarrage.

Travaillez-vous avec mon association de gestion agréée ?

Oui, comme avec n’importe quel cabinet comptable : rassemblement des pièces, transmission dans le format attendu, suivi des demandes et des relances. La tenue comptable et la déclaration restent chez eux.

Je suis en exercice regroupé. Le périmètre peut-il être partagé ?

Oui, à condition de définir précisément ce qui relève de la structure commune et ce qui reste propre à chaque praticien. Le plus souvent, un praticien porte la relation pour les sujets de la SCM, et chacun garde son périmètre personnel.

Le dimanche soir n’est pas un créneau administratif.

Autres profils

Vous ne vous reconnaissez pas ici ?

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

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