PME & ETI

Une assistante de direction, sans créer le poste.

Entre dix et cinquante salariés, il existe une zone inconfortable : le dirigeant a clairement besoin d’une assistante de direction, et n’a clairement pas de quoi en occuper une à plein temps.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Le travail existe. Il est juste réparti sur les mauvaises personnes.

Faute de poste dédié, la charge se disperse. Le responsable administratif prépare le comité de direction en plus de sa paie. Le commercial monte les dossiers d’appel d’offres au lieu de vendre. La comptable relance les impayés parce qu’elle est la seule à voir les encours. Et tout ce qui ne trouve personne remonte au dirigeant, généralement après dix-neuf heures.

Le calcul du recrutement, lui, ne tombe jamais juste. Une assistante de direction expérimentée représente un coût employeur de l’ordre de quarante à soixante mille euros par an, auquel s’ajoutent le recrutement, les trois à six mois de montée en compétence, le poste de travail et — le plus cher — votre temps d’encadrement. Pour un besoin réel de deux à trois jours par semaine, la décision reste bloquée pendant des années.

Un Private Office externalisé résout le problème par l’autre bout : la fonction existe, le poste non. Vous avez un interlocuteur unique qui connaît votre entreprise, sans lien de subordination à gérer ni charge fixe à porter.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Un comité de direction préparé la veille au soir.
Trois relances d’impayés que personne n’a envoyées.
Un déplacement à réserver entre deux réunions.
Un reporting reconstruit à la main chaque mois.
Une échéance contractuelle découverte trop tard.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Tenue de votre agenda et arbitrage des créneaux selon vos priorités
Préparation des réunions de direction : ordre du jour, documents, relevé de décisions
Suivi des décisions prises et relance des responsables jusqu’à exécution
Reporting mensuel consolidé : facturation émise, encaissée, en attente, échéances à venir
Organisation complète des déplacements et des rendez-vous extérieurs
Interface avec vos partenaires : banque, cabinet comptable, avocat, assureur, prestataires
Suivi des échéances contractuelles, des renouvellements et des préavis
Renfort ponctuel de vos équipes sur un dossier ou pendant une absence
Préparation des dossiers de candidature et des réponses aux appels d’offres

Ce qui reste chez vous

Le management, les entretiens et les décisions RH
La paie et les déclarations sociales, qui relèvent de votre cabinet
Les arbitrages de priorité entre projets
Tout ce qui engage l’entreprise et sa stratégie

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« Le CODIR est jeudi, je n’ai rien de préparé, et il faut que je sois à Lyon mercredi. »

Prise en charge

Ordre du jour reconstruit à partir des décisions du comité précédent et de leur état d’avancement, éléments demandés aux quatre responsables et relancés, dossier consolidé envoyé le mardi soir. En parallèle : train Lyon réservé sur un horaire compatible avec le retour, hôtel à proximité du rendez-vous, et deux points internes déplacés pour libérer le mercredi.

Résultat

Le comité a démarré sur un document complet, et les deux sujets non traités depuis un mois y sont revenus avec leur historique.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Agenda

Un agenda mal tenu ne se voit pas dans les cases.

Reporting

La plupart des dirigeants savent où en est leur activité.

Coordination

Réunir quatre personnes autour d'une décision demande souvent plus de temps que la décision elle-même.

Support ponctuel aux équipes

Beaucoup de structures sont trop petites pour un poste d'assistante et trop chargées pour s'en passer.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Est-ce moins cher qu’un recrutement ?

Pour un besoin non constant, presque toujours. Un forfait mensuel n’a ni charges patronales, ni congés payés, ni période d’essai, ni matériel, ni coût de recrutement, ni temps d’encadrement. Si votre besoin devient un vrai temps plein régulier, un recrutement redevient pertinent — et je vous le dis quand j’observe que c’est le cas.

Mes équipes peuvent-elles vous solliciter directement ?

Oui, sur les sujets que vous avez ouverts et dans le périmètre défini au démarrage. C’est même l’intérêt principal : cela supprime le goulet d’étranglement que vous êtes devenu. Vous restez informé, sans être le point de passage obligatoire.

Et si nous avons déjà une assistante en interne ?

Cela fonctionne très bien, et c’est fréquent. Elle garde l’interne — l’accueil, la vie du site, les équipes. Je prends la direction : votre agenda, vos déplacements, la coordination externe, le reporting. Le partage se cale au démarrage pour qu’aucun sujet ne tombe entre les deux.

La confidentialité est-elle contractuelle ?

Oui, et elle est large : elle couvre les données de l’entreprise comme les sujets personnels, sans distinction, et reste en vigueur cinq ans après la fin de la collaboration.

La fonction, sans le poste.

Autres profils

Vous ne vous reconnaissez pas ici ?

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

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