Immobilier

Le suivi de vos dossiers pendant que vous êtes en visite.

Entre le compromis et l’acte, il y a trois mois pendant lesquels un dossier n’avance que si quelqu’un le pousse. Ce quelqu’un, c’est vous — entre deux visites.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Vous êtes payé sur des actes signés, et vos journées passent en relances.

Un agent immobilier gagne sa vie sur deux moments : rentrer un mandat, et faire signer. Entre les deux s’étale une longue chaîne administrative — diagnostics à commander, pièces à réunir, dossier à transmettre au notaire, conditions suspensives à suivre, courtier à relancer, acquéreur à rassurer — qui ne rapporte rien et qui, si personne ne la tient, fait perdre des ventes.

Le problème est structurel : vos heures productives sont exactement celles où les autres sont joignables. Vous êtes en visite quand le notaire décroche, en rendez-vous d’estimation quand le diagnostiqueur rappelle, et vous traitez le tout à vingt heures, quand plus personne ne répond.

Le résultat est toujours le même : des dossiers qui prennent trois semaines de plus que nécessaire, et des acquéreurs qui perdent confiance parce que personne ne leur a donné de nouvelles.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Un notaire injoignable depuis trois semaines.
Un diagnostic commandé trop tard pour la date de compromis.
Un acquéreur sans nouvelles qui commence à douter.
Une offre de prêt dont personne ne connaît l’avancement.
Un mandat qui arrive à échéance sans avoir été renouvelé.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Constitution du dossier de vente : pièces du vendeur, diagnostics, documents de copropriété
Commande et suivi des diagnostics jusqu’à réception
Transmission du dossier au notaire et relance jusqu’à la date d’acte
Suivi des conditions suspensives : dépôt du dossier de prêt, offre, délais de rétractation
Point d’avancement régulier envoyé au vendeur et à l’acquéreur
Coordination des visites et de l’agenda entre plusieurs interlocuteurs
Mise en ligne et actualisation des annonces sur vos portails
Suivi des mandats : dates d’échéance, renouvellements, exclusivités
Relance des acquéreurs passés en visite et des estimations sans suite
Suivi de vos honoraires et des états de commission

Ce qui reste chez vous

La négociation, l’estimation et le conseil au client
Les visites et la relation de confiance
La rédaction des actes, qui relève du notaire
Les décisions commerciales et le montant des honoraires

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« Où en sont mes quatre compromis ? Je n’ai plus le temps d’appeler les notaires. »

Prise en charge

Reprise des quatre dossiers, appel à chaque étude, état réel obtenu pour chacun : deux en attente de pièces d’urbanisme, un bloqué sur une offre de prêt jamais transmise par le courtier, un prêt à signer. Pièces manquantes réclamées aux bons interlocuteurs, courtier relancé, et acquéreurs informés de l’avancement dans la journée.

Résultat

Une synthèse en quatre lignes, une date d’acte confirmée, et un blocage identifié quinze jours avant qu’il ne devienne un report.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Suivi prestataires

Un prestataire qui ne répond pas n'est pas un problème technique.

Coordination

Réunir quatre personnes autour d'une décision demande souvent plus de temps que la décision elle-même.

Agenda

Un agenda mal tenu ne se voit pas dans les cases.

Administratif

L'administratif ne fait jamais tomber une entreprise d'un coup.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Je suis mandataire indépendant sous réseau. Est-ce compatible ?

Oui. Le back-office d’un réseau couvre le cadre juridique et les outils ; il ne relance ni votre notaire, ni votre courtier, ni vos acquéreurs. C’est exactement l’espace que je prends, en travaillant dans les outils de votre réseau et sans interférer avec vos obligations contractuelles envers lui.

Pouvez-vous faire les visites ou prendre des mandats ?

Non. La transaction, l’entremise et la négociation sont réservées aux titulaires de la carte professionnelle ou à leurs habilités. Mon périmètre est strictement administratif et organisationnel : je prépare, je coordonne, je suis et je relance.

Travaillez-vous le samedi ?

Le rythme habituel est du lundi au vendredi. Les demandes reçues le week-end sont traitées à la reprise, et un besoin ponctuel sur une période tendue — une signature, un dossier à boucler — s’organise à l’avance. Une disponibilité élargie de façon régulière relève d’un Private Office sur mesure.

Comment suivez-vous mes dossiers sans accès à mon logiciel ?

Le plus souvent avec un accès limité à votre outil métier. À défaut, un suivi partagé unique est mis en place au démarrage : l’essentiel est qu’il n’existe qu’un seul endroit où l’état réel de chaque dossier est à jour.

Aucun dossier ne dort parce que personne n’a rappelé.

Autres profils

Vous ne vous reconnaissez pas ici ?

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

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