Formation professionnelle

L’administratif d’une formation, de la convention à l’attestation.

Vous vendez une journée de formation. Vous en livrez une, plus trois heures de papier : la convention avant, les émargements pendant, les attestations après. Multiplié par chaque session, c’est une part de votre semaine que personne ne vous paie.

Échanger sur mon organisation Comment ça fonctionne

Le constat

Chaque session traîne son dossier.

Une action de formation n’existe, aux yeux d’un financeur, que si son dossier est complet : convention ou contrat signé, programme, convocations, feuilles d’émargement, évaluations, certificat de réalisation. Chaque pièce est simple. C’est leur nombre, et le fait qu’elles reviennent à chaque session, qui pèse.

La certification Qualiopi a rendu ces pièces incontournables. Depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour les prestataires qui veulent accéder aux fonds publics et mutualisés. Elle repose sur des preuves : ce qui a été fait doit pouvoir être montré, dossier par dossier, le jour de l’audit.

S’y ajoutent les demandes de prise en charge auprès des financeurs, leurs pièces et leurs relances, le bilan pédagogique et financier à établir chaque année, et la logistique : salles, déplacements, supports. Le formateur indépendant fait tout cela le soir ; le petit organisme le répartit entre des personnes dont ce n’est pas le métier.

Toutes les semaines

Ce qui revient, dans ce métier.

Une convention signée la veille de la session.
Une feuille d’émargement restée dans une sacoche.
Un dossier de financement relancé trois fois pour une pièce.
Des attestations envoyées trois semaines après.
Un audit qui approche, et des preuves à reconstituer.

Prise en charge

Ce que j’absorbe.

Préparation et envoi des conventions et contrats de formation, suivi des signatures
Convocations, programmes et informations pratiques adressés aux participants
Feuilles d’émargement préparées, puis collectées et classées par session
Envoi et collecte des questionnaires d’évaluation et de satisfaction
Certificats de réalisation et attestations, émis dès la fin de la session
Constitution et suivi des dossiers de prise en charge auprès des financeurs
Facturation des sessions et relance des règlements
Classement des preuves, session par session, dans l’ordre attendu pour un audit
Réservation des salles, organisation des déplacements du formateur
Rassemblement des éléments nécessaires au bilan pédagogique et financier

Ce qui reste chez vous

Le contenu pédagogique, les programmes et l’animation
La démarche qualité elle-même et les choix qu’elle suppose
La relation commerciale et la fixation des prix
La tenue comptable et la déclaration du bilan pédagogique et financier, qui engagent l’organisme

Exemple type

Ce que « je m’en occupe » veut dire ici.

Demande

« J’ai six sessions le mois prochain et aucune convention n’est partie. »

Prise en charge

Conventions préparées à partir de vos modèles et envoyées en signature, convocations adressées aux participants avec le programme et les informations pratiques, feuilles d’émargement prêtes pour chaque journée, dossier créé pour chaque session avec la liste des pièces attendues.

Résultat

Chaque session s’ouvre avec un dossier complet, et se referme avec ses attestations envoyées dans la semaine.

Exemple illustratif, construit pour montrer le déroulé d’une prise en charge. Il ne reproduit pas une mission identifiable.

Le détail

Les lignes du périmètre les plus utilisées ici.

Administratif

L'administratif ne fait jamais tomber une entreprise d'un coup.

Facturation

Facturer est le geste le plus rentable de votre semaine, et c'est presque toujours celui qu'on repousse.

Contrats

Un contrat non signé est un accord qui n'existe pas.

Déplacements

Un déplacement de deux jours, c'est une quinzaine de micro-décisions : l'horaire, la correspondance, l'hôtel, le transfert, la table du soir, et tout ce qu'il faut refaire quand un train est supprimé.

Voir le périmètre complet

Questions fréquentes

Ce qu’on me demande dans ce secteur.

Connaissez-vous les exigences de Qualiopi ?

Je connais les pièces qu’un dossier de session doit contenir et la logique de preuve du référentiel. La démarche qualité, ses indicateurs et les réponses à l’auditeur restent de votre responsabilité : mon rôle est que chaque preuve existe et se retrouve.

Travaillez-vous dans notre outil de gestion de la formation ?

Oui. Le travail se fait dans vos outils, avec un accès à mon nom. Si vous n’en avez pas, un classement rigoureux et des modèles suffisent pour un volume modeste.

Pouvez-vous déposer les dossiers de financement ?

Je les prépare, je réunis les pièces et je suis les demandes auprès des financeurs. Les engagements pris au nom de l’organisme et les signatures restent les vôtres.

Je suis formateur indépendant, seul. Est-ce adapté ?

Cela dépend de votre volume de sessions. Le périmètre se définit au devis ; pour quelques sessions par an, une mission ponctuelle de mise en ordre des modèles et du classement peut suffire.

Une formation est terminée quand son dossier l’est aussi.

Trente minutes suffisent à savoir si c’est la bonne réponse.

Parlons de votre organisation actuelle, du volume réel et de ce qui pourrait sortir de votre champ de vision dès le premier mois.

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