Les trois dépendances à supprimer
| Dépendance | Le symptôme | La réponse |
|---|---|---|
| Le papier | Le courrier attend votre retour | Numérisation à l’arrivée, originaux classés |
| La signature | Les documents attendent votre passage | Signature électronique, parapheur numérique |
| Votre présence | Les décisions attendent une réunion | Dossiers préparés, validés à distance |
Le point fixe
Quand le dirigeant bouge, quelque chose doit rester immobile. Ce point fixe reçoit tout ce qui arrive — courrier, appels, demandes —, trie, traite ce qui peut l’être, et vous envoie un résumé. Il peut être une personne sur place, une assistante à distance, ou les deux : l’une numérise, l’autre traite.
Le résumé quotidien
À signer : 2 documents dans le parapheur — un devis, un bon de commande.
À décider : la demande de délai de M. Bernard. Recommandation : accepter jusqu’au 15.
Pour information : courrier de l’assureur, simple avis d’échéance, inscrit à l’échéancier.
Demain : départ 7 h 12, feuille de route en pièce jointe.
Lu en trois minutes dans un train, ce message remplace une demi-journée de présence. Vous répondez par trois mots ; le reste suit.
Le créneau de décision
- Fixez un créneau quotidien court, toujours à la même heure, pour valider et signer.
- Faites préparer chaque décision : le contexte en deux lignes, les options, une recommandation.
- Signez à distance ce qui peut l’être.
- Réservez à votre présence ce qui l’exige réellement : un entretien, une négociation, un original à signer.
Les erreurs les plus fréquentes
- Traiter l’administratif « au retour » : il y a toujours un autre départ.
- Valider dans la précipitation, entre deux rendez-vous, ce qui mérite cinq minutes.
- Garder des circuits qui exigent une signature manuscrite sans raison.