Les quatre portes d’entrée
| Canal | Ce qui y arrive | Le risque |
|---|---|---|
| Boîte aux lettres | Courriers, avis, chèques | L’enveloppe non ouverte |
| Recommandés | Mises en demeure, résiliations, notifications | L’avis de passage oublié |
| Boîtes e-mail génériques | contact@, compta@, factures@ | Personne ne se sent responsable |
| Espaces en ligne | Impôts, Urssaf, banque, fournisseurs | Aucune alerte si personne ne se connecte |
Le circuit
- Relever toutes les portes à rythme fixe : chaque jour pour le papier et les boîtes génériques, chaque semaine pour les espaces en ligne.
- Ouvrir, dater : inscrire la date de réception sur le document ou dans son nom de fichier.
- Qualifier : simple information, action à mener, délai à respecter, décision à prendre.
- Attribuer : une personne, une échéance.
- Numériser et classer, puis suivre jusqu’à la réponse.
Les courriers qui ne doivent jamais attendre
- Tout recommandé, quel qu’en soit l’expéditeur.
- Les courriers de l’administration fiscale et des organismes sociaux.
- Les courriers d’un avocat, d’un commissaire de justice ou d’un tribunal.
- Les avis d’échéance et les notifications de résiliation.
- Les réclamations de clients.
Ces courriers remontent au dirigeant le jour même, avec une phrase de résumé et la date limite repérée. Ce qu’il convient d’y répondre ne se délègue pas ; s’en apercevoir à temps, si.
Les espaces en ligne
De plus en plus de courriers n’arrivent plus : ils sont déposés dans un espace professionnel, avec au mieux un e-mail d’alerte. Recensez ces espaces, vérifiez à quelle adresse partent les alertes, et inscrivez leur consultation dans la routine hebdomadaire.
Les erreurs les plus fréquentes
- Laisser les alertes des espaces en ligne partir vers l’adresse d’un ancien collaborateur.
- Classer un courrier avant d’avoir traité ce qu’il demande.
- Ne pas aller chercher un recommandé « parce que ce sont sûrement de mauvaises nouvelles ».
Ce que cette page ne remplace pas
- La réponse à un courrier juridique ou fiscal relève du dirigeant et de ses conseils. Le circuit décrit ici garantit seulement qu’il est vu à temps.