Les niveaux
| Niveau | Ce qu’il garantit | Usage courant |
|---|---|---|
| Simple | Peu de garanties sur l’identité du signataire et l’intégrité | Documents internes, accusés de réception, engagements à faible enjeu |
| Avancée | Signature liée au signataire, toute modification ultérieure est détectable | Devis, contrats commerciaux courants |
| Avancée avec certificat qualifié | Identité du signataire vérifiée par un prestataire de confiance | Contrats à enjeu, marchés |
| Qualifiée | Le niveau le plus élevé, assimilé à la signature manuscrite | Actes pour lesquels ce niveau est exigé |
Choisir le niveau
- Demandez-vous ce qui se passe si le signataire conteste avoir signé.
- Vérifiez si un texte ou votre cocontractant impose un niveau.
- Pour un devis ou un contrat commercial courant, une signature avancée est le choix habituel.
- Pour un engagement lourd, montez d’un niveau, ou faites valider par votre conseil.
Un niveau trop élevé alourdit inutilement le parcours du signataire ; un niveau trop faible fragilise le document. Le bon niveau est celui que justifie l’enjeu.
Ce qu’un outil de signature doit fournir
- L’indication claire du niveau de signature proposé.
- Un dossier de preuve : qui a signé, quand, par quel moyen d’identification.
- Un document signé qui signale toute modification ultérieure.
- La conservation ou l’export des documents et de leurs preuves.
- Un prestataire dont vous pouvez vérifier le statut.
Le circuit de signature
L’outil ne règle pas tout. Un document envoyé en signature doit encore être le bon, dans sa dernière version, adressé à la bonne personne, puis relancé, récupéré et classé. Préparer l’envoi, suivre les signatures, relancer les retardataires et ranger le document signé avec sa preuve : c’est un travail de suivi, qui se confie. Signer, lui, ne se délègue pas.
Les erreurs les plus fréquentes
- Considérer une image de signature collée dans un PDF comme une signature électronique.
- Ne pas conserver le dossier de preuve avec le document.
- Utiliser le même niveau pour un bon de commande et pour un acte engageant l’entreprise sur dix ans.
Ce que cette page ne remplace pas
- Cette page résume des principes à partir de sources publiques. Le niveau requis pour un acte donné relève d’un conseil juridique.