La trame
RENDEZ-VOUS : [nom, fonction, société] — [date, heure, lieu ou lien] — durée prévue
QUI : son rôle, depuis quand vous êtes en relation, qui d’autre sera présent.
POURQUOI : ce qui a déclenché le rendez-vous, et qui l’a demandé.
OÙ EN EST-ON : dernier échange, engagements pris de part et d’autre, points en suspens.
CHIFFRES UTILES : commande en cours, facture due, proposition en attente.
OBJECTIF : ce que vous voulez avoir obtenu en sortant.
À EMPORTER : documents, échantillons, contrat à signer.
PRATIQUE : adresse, accès, stationnement, contact sur place.
Où trouver l’information
- Les derniers e-mails échangés : ils disent où l’on en est.
- Le compte rendu du précédent rendez-vous, s’il existe.
- Le suivi commercial ou la facturation : ce qui est en cours, ce qui est dû.
- Le site ou le profil professionnel de l’interlocuteur, pour une première rencontre.
Rien de tout cela n’exige votre jugement : c’est un travail de collecte et de synthèse. Votre part se limite à l’objectif.
Pour quels rendez-vous
| Rendez-vous | Préparation |
|---|---|
| Premier contact avec un prospect | Note complète |
| Client important, renouvellement, négociation | Note complète, avec chiffres |
| Banque, investisseur, administration | Note complète et pièces vérifiées |
| Point régulier avec un interlocuteur connu | Trois lignes : dernier échange, points ouverts, objectif |
| Réunion interne | L’ordre du jour suffit |
Après le rendez-vous
La même page sert à la suite. Dictez ou écrivez trois lignes en sortant : ce qui a été dit, ce que chacun doit faire, la prochaine date. Ces trois lignes déclenchent les actions, et deviennent le « où en est-on » du prochain dossier.
Les erreurs les plus fréquentes
- Préparer dix pages : elles ne seront pas lues.
- Oublier la partie pratique, et arriver en retard faute d’avoir trouvé l’entrée.
- Ne rien noter en sortant.