Un agenda de dirigeant : sept règles pour qu’il vous serve.

Les sept règles

1. Les créneaux protégés d’abord : deux à quatre plages par semaine, récurrentes, non négociables sans votre accord.
2. Des plages ouvertes aux rendez-vous : par exemple certaines demi-journées, toujours les mêmes.
3. Une durée par défaut courte : trente minutes plutôt qu’une heure, quarante-cinq plutôt qu’une heure et demie.
4. Une marge entre deux rendez-vous : le temps de conclure, de noter, de se déplacer.
5. Les trajets inscrits : un rendez-vous à l’extérieur occupe aussi l’aller et le retour.
6. Un code clair : ce qui est ferme, ce qui est une option, ce qui est personnel.
7. Une revue hebdomadaire : la semaine qui vient, puis les trois suivantes.

Les règles d’acceptation

Ce sont elles qui permettent de confier l’agenda. Une assistante ne peut pas placer un rendez-vous si elle doit vous demander à chaque fois. Avec des règles, elle décide.

Ce qu’un agenda doit contenir

• Pour chaque rendez-vous : l’objet, les participants, le lieu ou le lien, et le document utile.
• Les échéances importantes, comme des événements d’une journée.
• Les absences de vos proches collaborateurs.
• Les rappels de préparation : le dossier à lire la veille.

Un rendez-vous intitulé « Point » sans autre information est une demi-heure perdue à se demander pourquoi on est là.

La revue hebdomadaire

Dix minutes, à jour fixe. La semaine suivante : tout est-il confirmé, préparé, atteignable physiquement ? Les trois suivantes : y a-t-il un conflit, une semaine trop pleine, un créneau protégé grignoté ? C’est dans cette revue que se prennent les décisions de report, à froid.

Les erreurs les plus fréquentes

• Enchaîner les rendez-vous sans marge : le premier retard se propage à toute la journée.
• Protéger un créneau, puis le céder à la première demande.
• Tenir deux agendas, professionnel et personnel, qui s’ignorent.