La trame
1. Réservation : par [personne ou outil], au moins [délai] avant le départ.
2. Train : [classe] ; [classe supérieure] au-delà de [durée] ou sur validation.
3. Avion : [classe] ; bagages et choix du siège selon [règle].
4. Hébergement : plafond de [montant] par nuit en région, [montant] dans les grandes villes ; annulable de préférence.
5. Repas : remboursement sur justificatif, dans la limite de [montant] par repas.
6. Véhicule personnel : selon le barème en vigueur, trajet et motif notés.
7. Validation : déplacement de plus de [montant] ou à l’étranger validé par [personne].
8. Justificatifs : remis sous [délai], factures au nom de la société.
9. Remboursement : le [jour] du mois suivant.
Les trois arbitrages
Le prix ou le temps
Le billet le moins cher avec deux correspondances coûte une demi-journée de travail. Écrivez la règle : à partir de quelle différence de prix accepte-t-on un trajet plus long ?
Le flexible ou le ferme
Un billet modifiable coûte plus cher. Il est justifié quand la date dépend d’un tiers. Dites-le, plutôt que de laisser chacun décider.
Le confort
Voyager quatre heures en travaillant n’est pas la même chose que voyager quarante minutes. Un seuil de durée, au-delà duquel la classe supérieure est admise, règle la question sans débat.
La faire vivre
- Diffusez-la, et rangez-la là où l’on réserve.
- Appliquez-la au dirigeant comme aux autres.
- Notez les exceptions : au-delà de trois par trimestre, la règle est à revoir.
- Relisez les plafonds une fois par an.
Les erreurs les plus fréquentes
- Des règles différentes selon les personnes, sans qu’elles soient écrites.
- Des plafonds fixés il y a cinq ans, devenus inapplicables.
- Une politique si détaillée que personne ne la lit.
Ce que cette page ne remplace pas
- Le traitement social et fiscal des frais de déplacement et des indemnités relève de votre expert-comptable ; cette page ne donne aucun montant de référence.