Les étapes
- Cadrer : objet, dates, heures fixes, budget, préférences.
- Construire l’itinéraire à rebours, depuis le premier rendez-vous.
- Réserver le transport principal, en vérifiant les conditions de modification.
- Réserver l’hébergement, près du premier rendez-vous du lendemain plutôt que près de la gare.
- Prévoir les transferts : gare, aéroport, lieu de rendez-vous.
- Bloquer l’agenda : trajets compris.
- Rédiger la feuille de route.
- Confirmer la veille : horaires, réservations, rendez-vous.
- Au retour : justificatifs, soldes, bilan.
Les vérifications qui évitent les mauvaises surprises
| Réservation | À vérifier |
|---|---|
| Train ou avion | Conditions d’échange, durée de correspondance, gare ou terminal exact |
| Hôtel | Heure limite d’arrivée, conditions d’annulation, petit-déjeuner, facture au nom de la société |
| Voiture | Lieu et heure de restitution, franchise, conducteurs autorisés |
| Salle ou restaurant | Date, heure, nombre de personnes, nom de la réservation |
| Rendez-vous | Adresse précise, accès, interlocuteur à l’accueil |
Les marges
Un itinéraire sans marge tient tant que tout est à l’heure. Prévoyez du temps entre l’arrivée et le premier rendez-vous, et entre le dernier rendez-vous et le départ. Si le rendez-vous est décisif, arrivez la veille : le coût d’une nuit d’hôtel est faible devant celui d’un retard.
Flexible ou non modifiable
Un billet non modifiable coûte moins cher, jusqu’au jour où le rendez-vous bouge. La règle : flexible quand la date dépend de quelqu’un d’autre, ferme quand elle dépend de vous. Notez les conditions dans la feuille de route : c’est la première chose qu’on cherche quand un plan change.
Les erreurs les plus fréquentes
- Réserver l’hôtel avant d’avoir confirmé le rendez-vous.
- Calculer le trajet sans le temps d’accès à la gare ou à l’aéroport.
- Faire établir la facture à son nom personnel.