Les quatre gestes
- Photographier le justificatif au moment du paiement, avant de le plier.
- Noter le motif : le client rencontré, le projet, le trajet.
- Déposer la photo dans le dossier du mois, sous un nom lisible.
- En fin de mois, le récapitulatif se construit tout seul à partir du dossier.
Ce que le justificatif doit permettre de savoir
- Qui a été payé : le nom du fournisseur.
- Quand : la date.
- Combien : le montant, et la TVA quand elle figure.
- Pour quoi : la nature de la dépense.
- Dans quel but professionnel : c’est le motif, que le ticket ne dit jamais.
Les règles de déduction, de plafonds et de récupération de la TVA dépendent de la nature du frais et de votre situation. Elles relèvent de votre expert-comptable : demandez-lui une fois sa liste, et appliquez-la.
Le récapitulatif mensuel
Date — Fournisseur — Nature (repas, transport, hébergement, fournitures…) — Motif — Montant TTC — TVA — Moyen de paiement — Justificatif joint (oui / non)
La dernière colonne est la plus utile : elle fait apparaître d’un coup d’œil les dépenses sans pièce, pendant qu’il est encore possible de demander un duplicata.
Avec une équipe
- Une règle écrite, en une page : ce qui est remboursé, sur quelle base, dans quel délai.
- Un seul canal de dépôt des justificatifs.
- Une date limite mensuelle, et un remboursement à date fixe.
- Une personne qui vérifie, une autre qui valide.
Les erreurs les plus fréquentes
- Garder les tickets papier « pour plus tard » : l’encre thermique s’efface en quelques mois.
- Payer des frais professionnels avec une carte personnelle sans le signaler.
- Reconstituer les motifs de mémoire en fin d’année.
Ce que cette page ne remplace pas
- Cette page décrit un circuit d’organisation. Le traitement fiscal et social des frais professionnels relève de votre expert-comptable.