Les sept critères
| Critère | La question à poser |
|---|---|
| Droits par dossier | Peut-on donner accès à un dossier sans ouvrir les autres ? |
| Comptes nominatifs | Chaque personne a-t-elle son identifiant, avec double authentification ? |
| Liens de partage | Peut-on les lister, les limiter dans le temps, les désactiver ? |
| Historique | Peut-on retrouver une version antérieure ou un fichier supprimé ? |
| Hébergement | Où sont les données, et sous quelles garanties ? |
| Sauvegarde | Une copie indépendante est-elle possible ? |
| Réversibilité | Peut-on tout exporter, arborescence comprise ? |
Les liens de partage
« Toute personne disposant du lien peut consulter » est le réglage le plus pratique et le plus dangereux. Ces liens se transmettent, se retrouvent dans des e-mails, et restent actifs des années.
- Partagez avec des personnes nommées plutôt que par lien public.
- Quand un lien public est nécessaire, donnez-lui une date d’expiration.
- Passez en revue les liens actifs deux fois par an.
L’hébergement
Vos documents contiennent des données personnelles : salariés, clients, fournisseurs. Le lieu d’hébergement et les garanties du fournisseur ne sont pas indifférents. Les conditions contractuelles indiquent où les données sont stockées et dans quel cadre elles peuvent être transférées. Si votre activité est sensible ou réglementée, cette vérification se fait avec un professionnel.
Passer de trois espaces à un seul
- Recensez où se trouvent les documents aujourd’hui.
- Choisissez l’espace cible, et créez-y l’arborescence.
- Migrez par blocs, en commençant par ce qui est vivant.
- Passez les anciens espaces en lecture seule, puis fermez-les.
- Reprenez les droits : qui a accès à quoi dans le nouvel espace.
Les erreurs les plus fréquentes
- Laisser coexister un espace personnel et un espace professionnel pour les mêmes documents.
- Partager le dossier racine quand un sous-dossier suffisait.
- Compter sur la synchronisation comme sur une sauvegarde.
Ce que cette page ne remplace pas
- Aucun fournisseur n’est recommandé. Pour des données sensibles ou réglementées, le choix se fait avec votre prestataire informatique.