Le modèle
00 — À classer (vidé chaque semaine)
01 — Juridique : statuts, Kbis, assemblées, baux, assurances, marques
02 — Finances : banque, comptabilité par exercice, fiscalité, financements
03 — Clients : un dossier par client — contrat, devis, factures, échanges utiles
04 — Fournisseurs : un dossier par fournisseur — contrat, factures, attestations
05 — Personnel : un dossier par salarié, accès restreint
06 — Fonctionnement : locaux, véhicules, informatique, abonnements
07 — Direction : stratégie, tableaux de bord, notes, accès restreint
Les numéros en tête figent l’ordre d’affichage, quel que soit l’outil. Adaptez les intitulés à votre activité ; gardez le principe.
Les quatre règles
- Un document n’a qu’une place. S’il peut aller à deux endroits, la règle de classement est floue : précisez-la.
- Trois niveaux au plus. Client, puis année, puis type de document : cela suffit.
- Par nature avant par date. On cherche « le bail », pas « ce qu’on a reçu en mars ».
- Une règle écrite par dossier, en une ligne, dans un fichier « Lisez-moi » à la racine.
Les droits d’accès
L’arborescence sert aussi à dire qui voit quoi. Les dossiers Personnel et Direction ne s’ouvrent pas à tout le monde. Une assistante externalisée a besoin des dossiers qui relèvent de son périmètre, et de ceux-là seulement : c’est plus simple à régler quand le classement suit la nature des documents.
Migrer sans tout casser
- Créez la nouvelle arborescence à côté de l’ancienne.
- Rangez-y tout ce qui arrive, dès maintenant.
- Déplacez l’ancien par blocs, en commençant par l’exercice en cours.
- Archivez l’ancienne arborescence en lecture seule pendant quelques mois, puis supprimez-la.
Les erreurs les plus fréquentes
- Un dossier « Divers » : c’est le premier à déborder.
- Des dossiers au nom d’une personne (« Dossier Marc ») : ils deviennent incompréhensibles le jour de son départ.
- Classer par date au premier niveau : on ne se souvient jamais de la date.