Les cinq étapes
- Réception : toutes les factures arrivent au même endroit — la plateforme, une adresse e-mail dédiée, une bannette pour le papier restant.
- Vérification : la facture correspond-elle à une commande, à une livraison, au prix convenu ? Est-elle déjà enregistrée ?
- Validation : la personne qui a commandé confirme, par un oui explicite.
- Paiement : préparé à la date d’échéance, exécuté par la personne habilitée.
- Classement : la facture rejoint le dossier de l’exercice, avec la preuve de son paiement.
Les trois contrôles qui évitent l’essentiel des erreurs
- Le doublon : même fournisseur, même numéro, même montant. C’est le contrôle le plus simple et celui qui évite le plus de pertes.
- Le rapprochement : commande, livraison, facture. Si l’un des trois manque, la facture attend.
- Les coordonnées bancaires : tout changement de RIB annoncé par e-mail se vérifie par un appel au fournisseur, à un numéro déjà connu.
Ce dernier point n’est pas une précaution théorique : la fraude au changement de RIB vise précisément les circuits où la personne qui paie n’est pas celle qui connaît le fournisseur.
Qui fait quoi
| Étape | Peut être déléguée | Reste chez le dirigeant |
|---|---|---|
| Réception et enregistrement | Oui | — |
| Vérification et rapprochement | Oui | Les arbitrages en cas d’écart |
| Validation | Non | Le « bon à payer » |
| Préparation du paiement | Oui | L’exécution du virement |
| Classement et transmission au cabinet | Oui | — |
Le rythme
Un passage par semaine suffit dans bien des petites structures : un jour pour enregistrer et vérifier, un jour pour valider et payer. Le rythme fixe a un effet secondaire utile : vos fournisseurs savent quand ils seront payés, et vous cessez de recevoir leurs relances.
Les erreurs les plus fréquentes
- Laisser arriver les factures dans la boîte personnelle de chaque collaborateur.
- Payer « à réception » sans rapprochement, par manque de temps.
- Confier à la même personne la saisie du RIB et l’exécution du virement, sans contrôle.
Ce que cette page ne remplace pas
- L’enregistrement comptable des factures relève de votre expert-comptable ou de votre service comptable.
- BrittAssist n’exécute pas de paiement à la place du dirigeant : la préparation est déléguée, la signature ne l’est pas.