La liste mensuelle
| Famille | Ce qui est attendu | Ce qui manque le plus souvent |
|---|---|---|
| Ventes | Toutes les factures et avoirs émis, dans l’ordre de numérotation | L’avoir émis en marge |
| Achats | Toutes les factures fournisseurs | Les factures reçues sur un espace client en ligne |
| Banque | Relevés de tous les comptes, cartes comprises | Le relevé de la carte à débit différé |
| Dépenses | Un justificatif par ligne de carte ou d’espèces | Tickets de restaurant, péages, abonnements |
| Notes de frais | Le récapitulatif et ses justificatifs | Les frais kilométriques sans détail |
| Divers | Emprunts, subventions, contrats nouveaux | Le tableau d’amortissement du nouveau prêt |
Demandez à votre cabinet sa propre liste et son format : certains travaillent par dépôt sur une plateforme, d’autres par connexion bancaire automatique.
Le circuit
- Collecter au fil de l’eau : chaque pièce rejoint un dossier du mois, dès qu’elle existe.
- Rapprocher : pour chaque ligne du relevé bancaire, une pièce. Les lignes sans pièce forment la liste de ce qu’il faut retrouver.
- Réclamer : les justificatifs manquants se demandent tout de suite, tant que la dépense est fraîche.
- Transmettre à date fixe, avec un mot sur ce qui sort de l’ordinaire.
Le mot d’accompagnement
Objet : Pièces de [mois] — [société]
Bonjour,
Vous trouverez les pièces de [mois] dans le dossier habituel : [nombre] factures de vente (n° … à …), [nombre] factures d’achat, relevés des comptes [liste].
À signaler : [nouveau contrat, emprunt, immobilisation, client douteux, dépense inhabituelle].
Manquant, en cours de récupération : [liste].
Bien cordialement,
Ces trois lignes — ce qui est transmis, ce qui est inhabituel, ce qui manque — évitent bien des allers-retours.
Qui fait quoi
- Vous : payer avec les bons moyens, garder ou photographier le justificatif, signaler ce qui est inhabituel.
- L’assistance administrative : collecter, rapprocher, réclamer, transmettre, tenir le suivi.
- Le cabinet comptable : saisir, contrôler, déclarer, conseiller.
Les erreurs les plus fréquentes
- Attendre la clôture pour tout rassembler : les justificatifs de janvier sont introuvables en décembre.
- Mêler dépenses personnelles et professionnelles sur le même compte.
- Transmettre en vrac, sans dire ce qui manque.
Ce que cette page ne remplace pas
- BrittAssist ne réalise ni tenue comptable, ni déclaration fiscale. La préparation des pièces s’arrête à la porte du cabinet.