Le rétroplanning
| Échéance | Ce qui doit être fait |
|---|---|
| Trois mois avant | Fixer l’objectif, le budget, le nombre de participants ; arrêter deux dates possibles |
| Dix semaines avant | Consulter trois lieux, comparer les devis, poser une option |
| Deux mois avant | Confirmer le lieu, verser l’acompte, annoncer la date aux participants |
| Six semaines avant | Construire le programme ; réserver intervenants et activités |
| Un mois avant | Organiser les transports ; recueillir les contraintes alimentaires et les besoins particuliers |
| Deux semaines avant | Envoyer le programme et les informations pratiques ; confirmer les effectifs au lieu |
| La veille | Vérifier salle, matériel, restauration ; avoir la liste des présents |
| Le lendemain | Remercier, envoyer le relevé de décisions, payer les soldes |
Ces délais se raccourcissent pour une petite équipe et un lieu proche ; ils s’allongent en haute saison.
Le programme
- Des séquences courtes, avec un livrable chacune.
- Les sujets difficiles le matin.
- Des pauses longues : c’est souvent là que se disent les choses utiles.
- Un temps libre réel, pas une activité obligatoire de plus.
- Une dernière séquence consacrée aux décisions et à leur suite.
La logistique qui se voit quand elle manque
- Transport : qui vient comment, à quelle heure, et qui ramène qui.
- Restauration : régimes, allergies, horaires des repas calés sur le programme.
- Salle : disposition, écran, connexion, prises, tableau, feutres qui marchent.
- Hébergement : liste des chambres, heure d’arrivée, facture unique.
- Accueil : un programme imprimé, un numéro à appeler.
Le budget
Demandez aux lieux un devis par personne et par poste : salle, restauration, hébergement, matériel. C’est la seule façon de comparer. Vérifiez les conditions d’annulation et la date à laquelle l’effectif devient ferme : c’est elle qui détermine ce que vous paierez si deux personnes se désistent.
Les erreurs les plus fréquentes
- Choisir le lieu avant d’avoir fixé l’objectif.
- Remplir le programme de 8 h à 22 h.
- Repartir sans relevé de décisions : dans un mois, il ne restera qu’un souvenir agréable.