Le modèle
DÉPLACEMENT : [ville] — du [date] au [date] — objet : [objet]
CONTACT EN CAS D’IMPRÉVU : [nom, téléphone]
— JOUR 1 —
07 h 12 · Départ [gare] · Train n° [numéro] · voiture [n°], place [n°] · réf. [code] · billet échangeable jusqu’au départ
09 h 20 · Arrivée [gare] · Taxi réservé, [société], [téléphone] · ou métro ligne [n°], 15 min
10 h 00 · Rendez-vous [nom, société] · [adresse complète, étage, code] · contact sur place : [nom, téléphone]
12 h 30 · Déjeuner [restaurant] · [adresse] · réservation au nom de [nom], [nombre] personnes
18 h 00 · Hôtel [nom] · [adresse] · réf. [code] · arrivée possible jusqu’à [heure] · annulable jusqu’à [date]
— JOUR 2 —
[…]
SOLUTION DE REPLI : train suivant à [heure] ; hôtel prolongeable ; [autre].
Ce qui fait une bonne feuille de route
- L’ordre chronologique strict : on la lit en avançant.
- Des adresses complètes, que l’on peut copier dans une application de navigation.
- Les références de réservation en clair.
- Un nom et un numéro à chaque étape où quelqu’un vous attend.
- Les conditions de modification à côté de chaque réservation.
Où la mettre
- Dans l’événement « Déplacement » de l’agenda, en pièce jointe ou dans la description.
- En PDF sur le téléphone, consultable hors connexion.
- Chez la personne qui suit le déplacement à distance, dans sa dernière version.
Une seule version circule. Quand un horaire change, la feuille est mise à jour et renvoyée : jamais un correctif par message à côté.
Les erreurs les plus fréquentes
- Une feuille de route de quatre pages, avec les conditions générales de la compagnie.
- Des adresses approximatives : « près de la gare ».
- Deux versions qui circulent après un changement.