Le modèle
TRAIN : classe · place (couloir, fenêtre, sens de la marche) · carte de réduction ou d’abonnement · gare de départ habituelle.
AVION : compagnies préférées · siège · bagage · programme de fidélité · aéroport de départ.
VOITURE : véhicule personnel ou location · catégorie · permis.
HÔTEL : gamme · emplacement (près du rendez-vous, calme) · lit · petit-déjeuner · à éviter.
REPAS : régime, allergies · ce que vous aimez pour un déjeuner d’affaires · à éviter.
RENDEZ-VOUS : jours et heures préférés · durée par défaut · marge entre deux · ce qui ne se déplace jamais.
CONTACTS : les personnes qui passent toujours · celles à orienter · proches à joindre en cas d’urgence.
DOCUMENTS : pièce d’identité et passeport (numéros, dates d’expiration) · permis.
DIVERS : ce qui vous agace, ce qui vous facilite la vie.
La remplir
- Répondez à ce que vous savez ; laissez le reste vide.
- Regardez vos trois derniers déplacements : ce qui vous a convenu, ce qui vous a gêné.
- Ajoutez les dates d’expiration de vos documents : elles serviront à l’échéancier.
- Faites-la relire par la personne qui l’utilisera : elle posera les questions qui manquent.
La faire vivre
La fiche s’enrichit par les remarques faites en passant : « cet hôtel était parfait », « plus jamais ce restaurant ». C’est à la personne qui organise de les noter, pas à vous de mettre la fiche à jour. Au bout de quelques mois, elle contient ce que vous n’auriez pas su formuler au départ.
La protéger
- Rangez-la dans un dossier à accès restreint.
- N’y mettez pas de mots de passe ni de numéros de carte bancaire.
- Les numéros de pièces d’identité y figurent pour les réservations : limitez l’accès à qui en a besoin.
- Prévoyez sa restitution ou sa suppression en fin de collaboration.
Les erreurs les plus fréquentes
- Vouloir la remplir entièrement avant de s’en servir.
- La laisser dans la boîte de réception de quelqu’un.
- Y consigner des moyens de paiement.