La convention
Format : AAAA-MM-JJ_tiers_type_objet
2026-10-03_durand_devis_renovation-cuisine.pdf
2026-10-03_durand_facture_2026-041.pdf
2026-09-15_axa_attestation_rc-pro.pdf
2026-01-01_bailleur_bail_bureaux-la-roche.pdf
2026-10_urssaf_declaration.pdf (document mensuel : pas de jour)
Pourquoi cet ordre
- La date en premier : dans un dossier, les fichiers se rangent d’eux-mêmes du plus ancien au plus récent.
- Le tiers ensuite : une recherche sur son nom ramène tout ce qui le concerne.
- Le type de document : devis, facture, contrat, attestation, courrier. Une liste fermée de dix mots.
- L’objet en dernier : c’est la partie libre, celle qui lève l’ambiguïté.
Les règles de forme
| Règle | Pourquoi |
|---|---|
| Minuscules, sans accents | Certains outils et transferts les altèrent |
| Tirets entre les mots, soulignés entre les éléments | Le nom reste lisible et se découpe facilement |
| Date complète en chiffres | Le tri fonctionne partout |
| Versions numérotées : v1, v2 | « final » n’est jamais final |
| Aucun nom de personne interne | Le fichier survit au départ de son auteur |
La mise en place
- Écrivez la convention sur une demi-page, avec cinq exemples tirés de vos vrais documents.
- Fixez la liste des types de documents.
- Appliquez-la à tout ce qui entre à partir d’aujourd’hui.
- Ne renommez l’ancien que lorsque vous le rouvrez : inutile de reprendre dix ans d’archives.
Les erreurs les plus fréquentes
- Écrire la date en jour-mois-année : le tri range alors tous les « 01 » ensemble, mois confondus.
- Laisser le nom par défaut du scanner ou du téléphone.
- Multiplier les versions sans jamais supprimer les précédentes.