Ce qu’il faut recenser
| Famille | Exemples | Où trouver la date |
|---|---|---|
| Contrats à reconduction | Bail, maintenance, téléphonie, leasing | Clause de durée et de préavis |
| Assurances | Responsabilité civile, locaux, véhicules, décennale | Avis d’échéance, conditions particulières |
| Obligations déclaratives | TVA, déclarations sociales, liasse fiscale | Calendrier fourni par l’expert-comptable |
| Attestations à renouveler | Attestation de vigilance, attestation fiscale | Date de validité du document |
| Abonnements | Logiciels, noms de domaine, licences | Compte client de chaque service |
| Contrôles et vérifications | Extincteurs, installations, véhicules | Rapport précédent |
| Vie de la société | Assemblée annuelle, dépôt des comptes | Statuts, expert-comptable |
Les trois dates
Une ligne d’échéancier qui ne contient que l’échéance prévient trop tard. Il en faut trois.
- L’échéance : la date à laquelle le contrat se renouvelle ou la déclaration est due.
- La date limite d’action : le dernier jour pour résilier, renégocier ou déposer. C’est l’échéance moins le préavis.
- La date d’alerte : le jour où quelqu’un ouvre le dossier. C’est la date limite moins le temps nécessaire pour décider.
Contrat de maintenance — échéance : 31 décembre.
Préavis de résiliation : trois mois — date limite d’action : 30 septembre.
Temps pour comparer deux offres : un mois — date d’alerte : 1er septembre.
Le construire
- Rassemblez les contrats actifs : c’est l’occasion de vérifier qu’ils sont tous classés.
- Relevez, pour chacun, l’échéance, la durée de reconduction et le préavis.
- Ajoutez les obligations récurrentes : demandez leur calendrier à votre expert-comptable.
- Saisissez le tout dans un tableau, puis reportez les dates d’alerte dans un agenda partagé.
- Désignez la personne qui reçoit l’alerte et celle qui décide.
Le tenir
Un échéancier meurt le jour où un nouveau contrat est signé sans y être inscrit. La règle est simple : aucun contrat n’est classé tant que sa ligne n’est pas créée. Une revue trimestrielle suffit ensuite à corriger les dérives.
Les erreurs les plus fréquentes
- Inscrire l’échéance sans le préavis : l’alerte arrive quand il est trop tard pour résilier.
- Tenir l’échéancier dans un agenda personnel que personne d’autre ne voit.
- Oublier les abonnements payés par carte, qui se renouvellent sans courrier.
Ce que cette page ne remplace pas
- Le calendrier de vos obligations fiscales et sociales dépend de votre régime : il se demande à votre expert-comptable, il ne se déduit pas d’une page générale.