Les quatre décisions
| Décision | Quand | Ce que devient le message |
|---|---|---|
| Supprimer ou archiver | Information lue, publicité, copie pour information | Il quitte la boîte |
| Déléguer | Quelqu’un d’autre peut répondre ou agir | Transféré avec une consigne, puis rangé dans « En attente » |
| Répondre | La réponse prend moins de deux minutes | Réponse envoyée, message archivé |
| Planifier | Il faut du temps ou une information | Créneau dans l’agenda, message rangé dans « À traiter » |
Les réglages
- Coupez les notifications : c’est vous qui allez à la boîte, pas l’inverse.
- Fixez vos relèves : par exemple en début de matinée, après le déjeuner, en fin de journée.
- Créez trois dossiers : À traiter, En attente, Archives. La recherche fait le reste.
- Créez des règles pour ce qui n’a pas besoin de vous : lettres d’information, notifications d’outils, copies automatiques.
- Désabonnez-vous de ce que vous supprimez sans lire depuis trois mois.
Le dossier « En attente »
C’est le dossier le plus utile et le moins utilisé. Il contient tout ce pour quoi vous attendez une réponse : une demande déléguée, un devis demandé, une question posée. Relu une fois par semaine, il devient votre liste de relances — et vous cessez de garder ces sujets en tête.
Vider une boîte qui déborde
- Déplacez tout ce qui a plus d’un mois dans un dossier « Ancien » : rien n’est perdu, tout reste cherchable.
- Triez le dernier mois selon les quatre décisions.
- Ne retournez dans « Ancien » que sur relance : ce qui comptait reviendra.
Les erreurs les plus fréquentes
- Marquer « non lu » pour s’en souvenir : au bout de dix, le signal ne veut plus rien dire.
- Créer trente dossiers par client et par projet, puis ne plus classer.
- Répondre immédiatement à tout : vous apprenez à vos correspondants qu’ils peuvent vous interrompre.