Les quatre temps
- Notifier : par écrit, dans les formes et le délai prévus au contrat.
- Faire l’état des lieux : chaque sujet en cours, son statut, le prochain geste attendu, l’interlocuteur.
- Récupérer : documents, modèles, procédures, historique utile, dans un format que vous savez ouvrir.
- Fermer : retirer chaque accès, changer les mots de passe partagés, vérifier qu’il ne reste rien d’actif.
La note de passation
Le document le plus utile d’une fin de mission est une note de passation : ce qui a été pris en charge, où se trouvent les choses, ce qui revient à dates fixes, et les habitudes de chaque interlocuteur. Elle sert à la personne qui prendra la suite — vous, un salarié, un autre prestataire.
- Les sujets en cours, avec leur statut.
- Le calendrier des échéances récurrentes.
- L’emplacement des dossiers et la logique de classement.
- Les contacts utiles et leurs particularités.
- Les procédures écrites pendant la mission.
Le retrait des accès
| Type d’accès | Ce qu’il faut faire |
|---|---|
| Comptes nominatifs ouverts pour la mission | Les désactiver ou les supprimer |
| Délégation de messagerie ou d’agenda | La révoquer dans les réglages du compte |
| Mots de passe partagés | Les changer, puis retirer le partage dans le gestionnaire |
| Dossiers partagés | Retirer les droits, vérifier les liens de partage publics |
| Moyens de paiement, comptes fournisseurs | Retirer l’utilisatrice, vérifier les cartes enregistrées |
| Double authentification | Retirer les appareils et numéros associés |
Les données personnelles
Si la prestataire a traité des données personnelles pour votre compte, le contrat prévoit ce qu’elles deviennent à la fin : restitution ou suppression, selon votre choix. Demandez une confirmation écrite que c’est fait.
Les erreurs les plus fréquentes
- Couper les accès avant d’avoir récupéré l’état des dossiers.
- Oublier les accès « secondaires » : un outil de réservation, un compte fournisseur, un partage de calendrier.
- Laisser les dossiers dans l’espace de la prestataire plutôt que dans le vôtre.