Le modèle
1. PÉRIMÈTRE : ce dont je m’occupais, en cinq lignes.
2. TÂCHES RÉCURRENTES : pour chacune — quoi, quand, avec quel outil, pour qui.
3. CALENDRIER : les échéances des trois prochains mois.
4. DOSSIERS EN COURS : pour chacun — où il en est, la prochaine étape, qui attend quoi.
5. CONTACTS : interlocuteurs internes et externes, et ce qu’il faut savoir de chacun.
6. EMPLACEMENTS : où sont les documents, les modèles, les procédures.
7. ACCÈS : la liste des outils utilisés (sans les mots de passe).
8. PIÈGES : ce qui surprend, ce qui se fait autrement qu’on ne croirait, ce qui a déjà mal tourné.
9. EN SUSPENS : ce que je n’ai pas eu le temps de finir.
Écrire les tâches récurrentes
| Tâche | Rythme | Outil | Pour qui | Remarque |
|---|---|---|---|---|
| Émettre les factures | Chaque vendredi | Logiciel de facturation | Clients | Vérifier les bons de commande des grands comptes |
| Transmettre les pièces | Le 5 du mois | Dossier partagé du cabinet | Expert-comptable | Il relance le 8 si rien n’est arrivé |
| Renouveler l’attestation de vigilance | Tous les six mois | Espace Urssaf | Donneurs d’ordre | Trois clients la réclament |
La rubrique des pièges
C’est celle qu’on oublie et qu’on ne peut pas deviner. « Ce client paie toujours en retard, mais toujours. » « Cette facture doit porter un numéro de commande, sinon elle est rejetée. » « Ne pas appeler ce fournisseur avant dix heures. » Dix lignes de ce genre épargnent trois mois d’apprentissage.
Mener la passation
- La note est écrite par la personne qui part, deux à quatre semaines avant.
- Elle est lue par celle qui reprend, qui note ses questions.
- Un temps de travail commun, sur les tâches réelles, complète la note.
- Les accès sont transférés ou fermés, à partir de la liste.
- La note est rangée avec les procédures : elle servira à la prochaine passation.
Les erreurs les plus fréquentes
- Rédiger la note le dernier jour.
- Y inscrire des mots de passe.
- Décrire les tâches sans dire où en sont les dossiers.