Le circuit
- La demande arrive : qualifiez-la — objet, durée nécessaire, format, urgence.
- Proposez deux ou trois créneaux, pris dans vos plages ouvertes, et bloquez-les provisoirement.
- À l’accord, libérez les créneaux non retenus et envoyez l’invitation.
- L’invitation contient tout : objet, lieu ou lien, durée, participants, document à lire.
- La veille, confirmez les rendez-vous qui le méritent.
- Après un report, replacez immédiatement : un rendez-vous « à refixer » ne se refixe jamais.
Créneaux proposés ou lien de réservation ?
| Méthode | Elle convient pour | Sa limite |
|---|---|---|
| Deux ou trois créneaux proposés | Clients, partenaires, interlocuteurs à soigner | Demande un geste à chaque fois |
| Lien de réservation en ligne | Rendez-vous de découverte, entretiens en série, support | Impersonnel ; expose vos plages |
| Assistante qui coordonne | Réunions à plusieurs, agendas contraints | Suppose un accès à votre agenda |
Les rendez-vous à plusieurs
À partir de trois agendas, l’e-mail ne suffit plus. Deux solutions : un sondage de dates, avec une échéance de réponse et une décision prise à la majorité ; ou un tiers qui appelle les agendas les plus contraints d’abord, puis propose aux autres. La seconde est plus rapide dès qu’un participant est difficile à joindre.
Les absences et les retards
- Confirmez la veille, par un message court, avec l’adresse ou le lien.
- Pour un déplacement, vérifiez le matin même que le rendez-vous tient.
- Notez les absences répétées : elles justifient de changer de format, ou d’interlocuteur.
- Prévoyez ce que vous ferez du créneau si le rendez-vous saute.
Les erreurs les plus fréquentes
- Répondre « quand vous voulez » : vous venez d’offrir toute votre semaine.
- Fixer un rendez-vous sans envoyer d’invitation.
- Proposer des créneaux sans les bloquer, et les donner à deux personnes.