Les dix réponses à écrire en premier
- Accusé de réception d’une demande, avec un délai de réponse.
- Proposition de deux créneaux de rendez-vous.
- Confirmation de rendez-vous, avec lieu ou lien.
- Envoi d’un devis.
- Relance d’un devis sans réponse.
- Envoi d’une facture.
- Relance d’une facture échue.
- Demande de pièces manquantes.
- Refus d’une sollicitation commerciale.
- Message d’absence.
Les constituer
- Ouvrez vos messages envoyés des trois derniers mois.
- Repérez ceux que vous avez écrits plus de trois fois.
- Pour chacun, gardez la meilleure version et retirez ce qui est propre au destinataire.
- Marquez entre crochets ce qui doit être personnalisé.
- Rangez-les dans les modèles de votre messagerie ou dans un document partagé.
Trois exemples
Bonjour [prénom],
Votre message est bien arrivé. Je reviens vers vous d’ici [jour] avec [la réponse / le devis / une proposition].
Bien cordialement,
Bonjour [prénom],
Avec plaisir. Je vous propose [jour] à [heure] ou [jour] à [heure], [au téléphone / en visioconférence / à nos bureaux].
Si aucun de ces créneaux ne convient, indiquez-moi vos disponibilités de la semaine.
Bien cordialement,
Bonjour,
Merci pour votre message. Ce sujet n’est pas d’actualité pour nous ; je ne donnerai donc pas suite.
Bonne continuation,
Ne pas sonner faux
Une réponse type se trahit par deux choses : un ton qui n’est pas le vôtre, et l’absence de tout détail propre au destinataire. Le remède est simple. Écrivez les modèles avec vos mots, pas avec ceux d’un manuel, et obligez-vous à une phrase personnelle par message. Dix secondes suffisent, et la réponse redevient la vôtre.
Les erreurs les plus fréquentes
- Envoyer un modèle avec ses crochets.
- Empiler cinquante modèles : au-delà de quinze, plus personne ne cherche.
- Laisser les modèles vieillir : un tarif, un nom, une adresse qui ont changé.