Le modèle
PRESTATAIRE : raison sociale · activité · site ou adresse.
CONTACTS : interlocuteur habituel (nom, téléphone direct, e-mail) · contact d’urgence · contact comptabilité.
OBJET : ce qu’il fait pour nous, en une phrase.
CONTRAT : référence · date d’effet · échéance · reconduction · préavis · emplacement du document.
CONDITIONS : tarif · mode et délai de règlement · ce qui est inclus, ce qui est facturé en plus.
ACCÈS : clés, codes, badges remis · comptes ouverts dans nos outils.
PIÈCES : attestations d’assurance et de vigilance, avec leur date de validité.
HISTORIQUE : interventions, incidents, renégociations, datés.
APPRÉCIATION : ce qui va bien, ce qui est à surveiller.
Pour qui ouvrir une fiche
- Tout prestataire sous contrat : maintenance, ménage, informatique, téléphonie.
- Ceux dont on a besoin dans l’urgence : plombier, électricien, serrurier, dépanneur.
- Les sous-traitants réguliers, dont les attestations doivent être suivies.
- Les conseils : expert-comptable, avocat, assureur, banque.
Inutile d’en créer pour un achat ponctuel. Une vingtaine de fiches couvrent en général l’essentiel d’une petite entreprise.
L’historique
C’est la rubrique qui donne sa valeur à la fiche. Trois lignes par événement : la date, ce qui s’est passé, ce qui a été convenu. Le jour de la renégociation, vous n’arrivez pas avec une impression — « ils sont souvent en retard » — mais avec quatre dates.
Les tenir
- Créez les fiches à partir du registre des contrats.
- Complétez l’historique à chaque intervention notable.
- Mettez à jour les contacts dès qu’un interlocuteur change.
- Relisez l’ensemble une fois par an, lors de la revue des contrats.
Les erreurs les plus fréquentes
- Noter le numéro du standard plutôt que la ligne directe.
- Garder ces informations dans le téléphone d’une seule personne.
- Ne rien consigner des incidents, puis n’avoir aucun argument à la renégociation.