La checklist
| Famille | À réunir | Fait |
|---|---|---|
| Identité | Dénomination exacte, forme juridique, numéro Siren, adresse du siège | ☐ |
| Interlocuteurs | Décideur, contact opérationnel, contact comptabilité — nom, téléphone direct, e-mail | ☐ |
| Contrat | Devis ou contrat signé, conditions générales acceptées, bon de commande | ☐ |
| Facturation | Adresse de facturation, adresse e-mail ou plateforme de réception, numéro de commande exigé, numéro de TVA | ☐ |
| Paiement | Délai convenu, mode de règlement, circuit de validation chez le client | ☐ |
| Pratique | Canal d’échange préféré, horaires, accès aux locaux ou aux outils | ☐ |
| Confidentialité | Accord de confidentialité, autorisation de citer le client comme référence | ☐ |
| Classement | Dossier créé dans l’arborescence, fiche créée dans l’outil de facturation | ☐ |
Les questions de facturation à poser d’emblée
Bonjour,
Afin que nos factures soient traitées sans retard, pourriez-vous me confirmer :
— la dénomination et l’adresse de facturation exactes ;
— votre numéro Siren et votre numéro de TVA ;
— l’adresse ou la plateforme sur laquelle vous recevez vos factures ;
— si un numéro de bon de commande doit figurer sur la facture ;
— le nom de la personne à contacter en cas de question.
Je vous en remercie.
Ce message, envoyé à la signature, épargne en général un mois de délai sur la première facture.
Le faire à chaque fois
- La checklist est déclenchée par la signature du devis.
- Les informations manquantes sont demandées dans la semaine.
- Le dossier n’est « ouvert » que lorsque la ligne facturation est complète.
- La fiche est mise à jour à chaque changement d’interlocuteur.
Ce que cela change
Un dossier ouvert proprement se voit à trois moments : la première facture part complète, la première relance s’adresse à la bonne personne, et le jour où votre contact change de poste, vous savez à qui parler.
Les erreurs les plus fréquentes
- Facturer au nom commercial plutôt qu’à la dénomination sociale.
- N’avoir qu’un seul contact, qui part en congé le jour de la relance.
- Découvrir l’exigence d’un bon de commande au rejet de la première facture.