Les trois catégories de messages
| Catégorie | Exemples | Traitement |
|---|---|---|
| Traité sans vous | Prises de rendez-vous, confirmations, demandes de pièces, relances de routine | Réponse directe, vous n’êtes pas sollicité |
| Préparé pour vous | Demandes clients, propositions, questions de fond | Un brouillon ou un résumé vous est soumis |
| Remonté tel quel | Juridique, bancaire, ressources humaines, personnel | Signalé sans être traité |
La liste se construit ensemble, pendant les deux premières semaines, à partir des messages réels. Elle bouge : ce qui était « préparé pour vous » passe souvent en « traité sans vous » quand vos réponses sont devenues prévisibles.
Au nom de qui répondre
- En son nom propre, depuis votre boîte : « [Prénom], assistante de M. Martin ». C’est le plus transparent.
- Depuis une adresse dédiée, en copie de laquelle arrivent les demandes d’organisation.
- En votre nom : uniquement sur des brouillons que vous validez, ou des réponses types convenues.
La première option est en général la bonne. Vos correspondants savent à qui ils parlent, et prennent vite l’habitude de s’adresser directement à l’assistante pour l’organisation.
Le point quotidien
Traité : 14 messages (rendez-vous, confirmations, 2 relances de factures).
À valider : 3 brouillons dans le dossier « À valider ».
À décider : la demande de report de M. Leroy — deux options proposées.
Signalé : un courrier de la banque, non ouvert, dans « Personnel ».
Quatre lignes, à heure fixe. Vous n’ouvrez plus la boîte pour savoir : vous lisez le résumé, et vous n’allez voir que ce qui vous attend.
Les garde-fous
- Utilisez la délégation de la messagerie : chacun garde son identifiant, et l’accès se retire en un clic.
- Écrivez la liste des sujets qui ne se lisent pas : dossiers ou expéditeurs exclus.
- Prévoyez la confidentialité au contrat.
- Commencez par deux semaines en lecture et brouillons, avant d’autoriser l’envoi.
Les erreurs les plus fréquentes
- Donner son mot de passe « pour aller plus vite ».
- Ouvrir l’accès sans dire ce qui est attendu, puis s’étonner d’une initiative.
- Continuer à tout lire soi-même en parallèle : vous faites alors le travail deux fois.
Ce que cette page ne remplace pas
- La marche à suivre technique dépend de votre messagerie ; l’aide officielle de l’éditeur fait référence.