Ce que la délégation permet
| Fonction | Ce que le délégué peut faire | Ce qui reste hors de sa portée |
|---|---|---|
| Messagerie | Lire, classer, répondre et envoyer en votre nom ou de votre part | Changer le mot de passe et les réglages de sécurité |
| Agenda | Voir, créer, modifier et répondre aux invitations | Les événements que vous marquez comme privés, selon le réglage |
| Dossiers partagés | Accéder aux seuls dossiers que vous ouvrez | Le reste de votre boîte |
Le détail dépend de votre messagerie et de votre abonnement. Dans un environnement d’entreprise, la délégation doit parfois être autorisée par l’administrateur du compte.
Les niveaux de droits de l’agenda
- Voir seulement si vous êtes libre ou occupé.
- Voir le détail des événements.
- Créer et modifier des événements.
- Gérer l’agenda et répondre aux invitations à votre place.
Pour une gestion d’agenda complète, c’est le dernier niveau qu’il faut. Les rendez-vous personnels peuvent être marqués comme privés : le créneau apparaît occupé, sans son objet.
Mettre en place la délégation
- Vérifiez que la personne a un compte de messagerie à son nom.
- Dans les réglages de votre compte, ajoutez-la comme déléguée, pour la messagerie, l’agenda, ou les deux.
- Choisissez le niveau de droits.
- Convenez de la mention affichée : réponse « de la part de », ou en son nom propre.
- Faites un essai : un message, un rendez-vous.
- Notez la délégation dans le registre des accès.
La marche à suivre exacte figure dans l’aide officielle de l’éditeur de votre messagerie ; les deux principales sont citées en référence.
Délégation ou partage du mot de passe
Partager son mot de passe donne tout, sans limite et sans trace : la personne est vous, aux yeux de l’outil. La délégation donne ce qui est nécessaire, laisse apparaître qui a agi, et se retire sans conséquence. Il n’y a aucune situation où le partage du mot de passe de sa messagerie soit préférable.
Les erreurs les plus fréquentes
- Donner son mot de passe parce qu’on ignore que la délégation existe.
- Déléguer la messagerie entière quand l’agenda aurait suffi.
- Oublier de retirer la délégation à la fin d’une collaboration.
Ce que cette page ne remplace pas
- Les fonctions décrites sont celles des messageries professionnelles courantes ; elles évoluent. L’aide de l’éditeur fait référence, et votre prestataire informatique reste l’interlocuteur pour la configuration.