Les quatre inventaires
| Inventaire | Ce qu’on cherche | Où le trouver |
|---|---|---|
| Contrats et abonnements | Tout ce qui engage l’entreprise, avec échéances et préavis | Dossiers, relevés bancaires sur douze mois |
| Accès | Comptes, administrateurs, seconds facteurs, adresses de récupération | Chaque outil, l’ancien dirigeant |
| Échéances | Déclarations, assurances, contrôles, renouvellements | Expert-comptable, contrats, courriers |
| Habitudes | Ce qui se fait « comme ça » sans être écrit | Les salariés, l’ancien dirigeant |
Les accès d’abord
- Listez tous les outils et espaces en ligne : banque, impôts, Urssaf, messagerie, nom de domaine, site, réseaux sociaux, logiciels métier.
- Pour chacun : qui est administrateur, quelle adresse de récupération, quel téléphone reçoit les codes.
- Transférez l’administration à votre nom, et remplacez les adresses et numéros personnels de l’ancien dirigeant.
- Changez les mots de passe partagés.
- Tenez le registre : il n’existait probablement pas.
Le nom de domaine et la messagerie sont les deux accès à sécuriser en premier : ils commandent la réinitialisation de tous les autres.
La liste de questions à l’ancien dirigeant
Quels contrats renégociez-vous chaque année, et avec qui ?
Quels clients et fournisseurs ont un arrangement particulier, non écrit ?
Qu’est-ce qui revient à date fixe et que personne d’autre ne connaît ?
Où sont les originaux : statuts, baux, titres, polices ?
Quels comptes en ligne sont à votre nom personnel ?
Qu’est-ce que vous faisiez vous-même, que je ne vois dans aucune fiche de poste ?
Ce qu’il ne faut pas changer tout de suite
Une reprise donne envie de tout remettre en ordre. Résistez pendant quelques semaines : observez d’abord ce qui fonctionne. Un classement étrange mais connu de tous vaut mieux, au début, qu’un classement logique que personne ne sait utiliser. Inventoriez d’abord, réorganisez ensuite.
Les erreurs les plus fréquentes
- Laisser les accès au nom de l’ancien dirigeant « en attendant ».
- Découvrir un contrat à sa reconduction.
- Réorganiser le classement avant d’avoir compris l’existant.
Ce que cette page ne remplace pas
- Les formalités juridiques de la reprise, les transferts de contrats et les déclarations relèvent de vos conseils. Cette page traite de l’organisation qui vient après.